As comunicações comerciais assumem a forma de comunicação interna ou externa. As comunicações internas ocorrem entre colegas ou gerentes e funcionários, enquanto as comunicações externas ocorrem entre a empresa e seus clientes, fornecedores e a mídia. Existem vários modelos diferentes de comunicação comercial, baseados nas teorias apresentadas por especialistas em comunicação ao longo dos anos. Isso inclui o modelo de Shannon e Weaver, o modelo de Lasswell, o modelo de Newcomb e o modelo dos cinco sentidos, de Berlo.
Shannon e Weaver criaram um dos modelos mais comuns de comunicação comercial, que remonta a 1948, quando Claude Elwood Shannon e Warren Weaver são co-autores de um livro sobre a abordagem matemática da comunicação. O modelo trabalha no pressuposto de que oito elementos principais são necessários para que a comunicação ocorra. Isso inclui a fonte da mensagem, a codificação ou o formato da mensagem, a própria mensagem e o canal pelo qual a mensagem é transmitida. Ruído ou interferência podem estar presentes, o que pode distorcer a mensagem antes ou quando chega ao destinatário ou à pessoa a quem se destina. O receptor tenta a decodificação da mensagem e, uma vez que ele ou ela fornece feedback, o loop é fechado e a comunicação ocorre.
Um dos modelos mais simples de comunicação comercial foi identificado pelo cientista político Harold Lasswell na década de 1940 e é amplamente adotado nos negócios. O modelo descreve um processo que consiste em quatro componentes, que são o falante, o sujeito, o ouvinte e o canal. A teoria de Lasswell era que, para que a comunicação verdadeira ocorra, ela deve produzir um efeito, e isso é resumido na frase amplamente citada “Quem diz o quê em que canal para quem e com o efeito”. Isso é particularmente relevante no ambiente de negócios, onde as instruções para a equipe são comuns e as habilidades de comunicação desempenham um papel importante.
O modelo de comunicação da Newcomb concentra-se no objetivo social da comunicação e na maneira pela qual sustenta as relações entre as pessoas. Mostra a mensagem como tendo menos importância do que a interação entre o remetente e o destinatário. Um dos modelos mais comuns de comunicação comercial, o modelo da Newcomb é visto mais nos métodos informais de comunicação usados em pequenas empresas, do que no discurso corporativo encontrado nas grandes empresas.
Modelos mais complexos de comunicação comercial incluem a teoria apresentada por David K Berlo, que leva em consideração a importância dos cinco sentidos no processo. Berlo acreditava que o significado da comunicação não estava presente na mensagem, mas na interpretação da mensagem pelo receptor. A interpretação é influenciada pela presença dos cinco sentidos, que ajudam o receptor a identificar nuances no significado. Esse modelo afeta as comunicações comerciais, enfatizando a necessidade de ser muito claro sobre a mensagem e usar técnicas de comunicação estabelecidas, para evitar interpretações imprecisas que podem levar a erros dispendiosos.