Diferentes tipos de custos indiretos do projeto se enquadram em muitas das mesmas categorias das despesas normais do projeto. Eles podem ser fixos ou variáveis, operacionais ou de capital, e podem incluir itens como salários de funcionários, aluguel, materiais e equipamentos e qualquer outro tipo de despesa típico do gerenciamento de projetos. O que torna essas despesas parte desta categoria é como elas se aplicam a aspectos específicos do contrato subjacente.
Os projetos são gerenciados como unidades de negócios independentes com seus próprios orçamentos, equipe atribuída e recursos alocados. Para determinar a lucratividade de um projeto, os gerentes de projeto têm a tarefa de identificar as despesas geradas especificamente para concluir o projeto. Essas despesas estão vinculadas às entregas do projeto, que se referem à lista específica de tarefas a serem concluídas para que o projeto seja concluído e o contrato satisfeito.
Em um mundo ideal, todas as despesas geradas por um projeto seriam vinculadas a uma entrega específica. A realidade frequentemente interfere, entretanto, e certas despesas do projeto tendem a abranger diferentes entregas ou se aplicar a todas elas ao mesmo tempo, sem a capacidade de atribuir a maior parte das despesas a uma entrega em detrimento das outras. Esses tipos de despesas gerais são conhecidos como custos indiretos do projeto.
Qualquer tipo de despesa de projeto pode acabar nesta categoria, incluindo salários para gerentes gerais de projeto, por exemplo. Esses gerentes gastam tempo organizando o projeto como um todo e pode ser impossível alocar tempo entre as várias entregas. Outro tipo de custo comum é a administração geral, que pode incluir a equipe contratada para fazer a contabilidade do projeto, materiais usados no escritório, ajuda de secretaria geral ou o custo de funcionamento de um escritório principal do projeto. Os custos indiretos podem incluir uma ampla gama de despesas comuns, como uma instalação de armazenamento usada por todo o projeto ou despesas de viagem para gerentes de projeto participarem de reuniões.
É importante distinguir entre os custos indiretos do projeto e os custos gerais gerais e administrativos de todo o negócio. Os custos indiretos do projeto, geralmente, são específicos do projeto. A empresa tem suas próprias despesas gerais que são alocadas aos clientes e projetos como uma porcentagem dos custos indiretos. Mesmo que alguns custos sejam considerados despesas gerais do projeto, portanto, eles ainda são despesas diretas do projeto. Um contrato de projeto receberia uma porcentagem adicional dos custos indiretos que vêm da administração de todo o negócio.
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