Os livros-razão simples são usados nas empresas para controlar e documentar as entradas e saídas de caixa. Os livros contábeis separam os saldos das contas de ativos e passivos em débitos e créditos. Os livros auxiliares detalham as transações que afetam diretamente o saldo de uma conta, como contas a receber. Os livros razão às vezes são chamados de contas t, uma vez que todas as transações que afetam os saldos de débito devem equilibrar ou igualar as transações que afetam os saldos de crédito.
Os contadores e contadores documentam as despesas de uma empresa e os pagamentos que ela recebe por meio de uma série de lançamentos contábeis manuais. Por exemplo, se uma empresa compra estoque a crédito, será feito um lançamento de débito no valor da compra de estoque. Uma entrada de crédito correspondente será feita para o mesmo valor que indica um saldo devido em uma fatura ou uma linha de crédito. Esses valores são eventualmente usados para calcular o saldo final de uma conta, que pode então ser transferido para um dos tipos de razão simples.
O termo conta-t é usado para descrever o processo de classificação de transações de débito e crédito. O nome é derivado da forma como as transações são representadas: uma linha semelhante à letra “t” é desenhada no papel, com os valores a débito registrados à direita e os valores a crédito registrados à esquerda. Cada transação contém um débito e um crédito para um livro auxiliar. Por exemplo, um pagamento feito em uma fatura resultaria em um débito ou redução na conta à vista e um crédito ou aumento na conta de contas a pagar.
Para grupos de transações relacionadas entre si, um livro auxiliar é criado. Os livros auxiliares são uma forma de ajudar a simplificar as demonstrações financeiras de uma empresa. Eles refletem se o saldo de uma conta aumentou ou diminuiu durante um período contábil, que normalmente pode abranger três meses, seis meses ou um ano. Por exemplo, no caso de contas a receber, o valor do saldo pode refletir se uma empresa está tendo problemas para cobrar o dinheiro devido sobre o estoque que já foi vendido.
Os saldos finais dos livros auxiliares são transferidos para os livros contábeis gerais. Esses tipos de razão simples são um resumo das origens de todos os saldos de débito e crédito de uma empresa. O razão geral não fornece detalhes sobre os saldos das contas. Por exemplo, a conta de “vendas” será listada como um único saldo e é o total de todas as vendas que a empresa gerou naquele período contábil.
Os livros contábeis também são conhecidos como “entrada final”. Os livros simples contêm os valores que serão usados para criar o balanço patrimonial, a demonstração de resultados e a demonstração dos fluxos de caixa de uma empresa. A manutenção cuidadosa de registros em livros simples pode ser especialmente útil quando chega a hora de construir um balanço patrimonial, já que os ativos de uma empresa devem ser iguais aos passivos mais o patrimônio líquido.