Existem vários tipos diferentes de tarefas que o software recepcionista pode executar. Ele pode ajudar a organizar as mensagens, acompanhar os funcionários e gerenciar as chamadas recebidas. Existem também conjuntos de software que permitem ao usuário integrar várias dessas funções em um pacote e programas que gerenciam funções de recepcionista para setores específicos.
Um dos tipos mais simples de software de recepcionista são os programas que organizam mensagens e rastreiam a disponibilidade dos funcionários. Esses programas permitem que os recepcionistas façam um registro eletrônico de todas as mensagens recebidas, incluindo o horário da entrega ao destinatário. Eles também podem ter recursos de calendário que fornecem informações atuais sobre a localização dos funcionários, além de permitir que os recepcionistas marquem compromissos para outras pessoas. Alguns programas também se integram a outras funções, como email, a fim de aumentar a capacidade de entrega de mensagens.
Existem também tipos de software de recepcionista que são usados para rastrear e auxiliar o uso do telefone em empresas onde há um alto volume de atividades de chamadas. Esses produtos geralmente consistem em uma tela que exibe informações sobre as chamadas e as ferramentas para fazê-las. As informações podem incluir o número atual, chamadas na fila e informações básicas do cliente. As ferramentas podem incluir qualquer coisa que possa ajudar na ligação, como um teclado, recurso de espera e desligamento e identificação de identificação (ID).
O software de recepcionista que ajuda o usuário a fazer uma chamada também pode executar funções para outras linhas. Ele pode verificar se uma linha específica é gratuita e transferir automaticamente a chamada ou enviá-la para o correio de voz. Esse recurso pode abranger um ou vários locais, dependendo do tamanho e da complexidade da organização. Alguns produtos também permitem a funcionalidade de várias linhas, como a capacidade de configurar e moderar chamadas em conferência.
Alguns tipos de software de recepcionista são projetados para gerenciar os desafios de um determinado setor. Por exemplo, existem produtos para o setor médico que têm funções para processar a papelada do paciente, enviar lembretes de compromisso e gerenciar opções de autoatendimento para os pacientes. Recursos como esse destinam-se a automatizar alguns dos aspectos mais repetitivos do trabalho de recepção em uma área específica.
Qualquer que seja sua função, a maioria dos softwares de recepcionista terá uma interface gráfica com o usuário (GUI). Isso geralmente mostra todas as ferramentas disponíveis em uma tela. Como é organizado e quantos recursos existem variam amplamente entre os diferentes produtos. Por exemplo, alguns tipos de software mostram uma chamada ou ramal por vez, enquanto outros mostram vários ramais e seu status em uma única tela.
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