Existem v?rios tipos diferentes de tarefas que o software recepcionista pode executar. Ele pode ajudar a organizar as mensagens, acompanhar os funcion?rios e gerenciar as chamadas recebidas. Existem tamb?m conjuntos de software que permitem ao usu?rio integrar v?rias dessas fun??es em um pacote e programas que gerenciam fun??es de recepcionista para setores espec?ficos.
Um dos tipos mais simples de software de recepcionista s?o os programas que organizam mensagens e rastreiam a disponibilidade dos funcion?rios. Esses programas permitem que os recepcionistas fa?am um registro eletr?nico de todas as mensagens recebidas, incluindo o hor?rio da entrega ao destinat?rio. Eles tamb?m podem ter recursos de calend?rio que fornecem informa??es atuais sobre a localiza??o dos funcion?rios, al?m de permitir que os recepcionistas marquem compromissos para outras pessoas. Alguns programas tamb?m se integram a outras fun??es, como email, a fim de aumentar a capacidade de entrega de mensagens.
Existem tamb?m tipos de software de recepcionista que s?o usados ??para rastrear e auxiliar o uso do telefone em empresas onde h? um alto volume de atividades de chamadas. Esses produtos geralmente consistem em uma tela que exibe informa??es sobre as chamadas e as ferramentas para faz?-las. As informa??es podem incluir o n?mero atual, chamadas na fila e informa??es b?sicas do cliente. As ferramentas podem incluir qualquer coisa que possa ajudar na liga??o, como um teclado, recurso de espera e desligamento e identifica??o de identifica??o (ID).
O software de recepcionista que ajuda o usu?rio a fazer uma chamada tamb?m pode executar fun??es para outras linhas. Ele pode verificar se uma linha espec?fica ? gratuita e transferir automaticamente a chamada ou envi?-la para o correio de voz. Esse recurso pode abranger um ou v?rios locais, dependendo do tamanho e da complexidade da organiza??o. Alguns produtos tamb?m permitem a funcionalidade de v?rias linhas, como a capacidade de configurar e moderar chamadas em confer?ncia.
Alguns tipos de software de recepcionista s?o projetados para gerenciar os desafios de um determinado setor. Por exemplo, existem produtos para o setor m?dico que t?m fun??es para processar a papelada do paciente, enviar lembretes de compromisso e gerenciar op??es de autoatendimento para os pacientes. Recursos como esse destinam-se a automatizar alguns dos aspectos mais repetitivos do trabalho de recep??o em uma ?rea espec?fica.
Qualquer que seja sua fun??o, a maioria dos softwares de recepcionista ter? uma interface gr?fica com o usu?rio (GUI). Isso geralmente mostra todas as ferramentas dispon?veis em uma tela. Como ? organizado e quantos recursos existem variam amplamente entre os diferentes produtos. Por exemplo, alguns tipos de software mostram uma chamada ou ramal por vez, enquanto outros mostram v?rios ramais e seu status em uma ?nica tela.
Inteligente de ativos.