Dinheiro insignificante é uma pequena quantia usada pelos funcionários de uma empresa para despesas incidentais abaixo de um determinado valor, geralmente em torno de US $ 50 dólares nos Estados Unidos. Muitos executivos financeiros concordam que, em certos casos, não é rentável – para não mencionar uma perda de tempo – emitir um cheque para despesas de pequenas empresas. Alguns usos comuns de dinheiro em caixa incluem a compra de material de escritório e o pagamento de refeições, entretenimento, transporte local e outras taxas diversas. Também pode ser usado para fornecer reembolsos ou alterações aos clientes. Independentemente de seu uso, geralmente é necessária documentação para contabilizar os fundos, a fim de evitar possíveis problemas de auditoria.
Às vezes chamado de conta para adiantamentos, o dinheiro de um fundo de caixa pequeno pode ser usado para reembolsar os funcionários por gastos anteriores relacionados a negócios ou pode ser reservado para gastos antecipados. Geralmente, os fundos podem ser usados para alterar os clientes que também compram bens ou serviços da empresa. Além disso, o dinheiro em caixa é frequentemente gasto em material de escritório ou em materiais de laboratório, mas geralmente não se destina à compra de itens grandes. Em vez disso, geralmente é gasto em acessórios, como papel e canetas. Além disso, muitos departamentos acadêmicos de universidades que utilizam seres humanos em seus estudos reembolsam as disciplinas usando dinheiro de caixa.
Em geral, a maioria das despesas menores incorridas por um funcionário durante o curso dos negócios são elegíveis para reembolso em dinheiro, dependendo das políticas específicas do empregador. Os funcionários de certas empresas costumam pagar por viagens locais, incluindo ônibus, táxi ou metrô, pelos quais podem ser reembolsados. Eventos de escritório, como reuniões de equipe ou festas, também podem ser financiados com pequenos recursos, assim como certas refeições de negócios e outros entretenimentos baratos.
Existem certas limitações e isenções relacionadas ao uso de um fundo de caixa pequeno. Por exemplo, normalmente não é permitido o uso como fundo de descontar cheques ou fonte de adiantamento salarial. Se a empresa estiver localizada nos EUA, também poderá haver certas isenções de imposto sobre vendas, dependendo do estado. Além disso, a quantia em dinheiro em uma conta de caixa pequeno pode ser aumentada ou diminuída conforme necessário, de acordo com as políticas da organização.
Um funcionário supervisor da empresa geralmente é designado como custodiante dos fundos de caixa pequeno, e a manutenção do fundo requer documentação precisa para fins contábeis. Por exemplo, geralmente é uma boa ideia que os funcionários usem formulários de solicitação e recibos detalhados ao lidar com pequenos fundos. Esses formulários, também conhecidos como comprovantes de caixa pequeno, geralmente estão disponíveis em lojas de material de escritório.
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