Existem dois métodos principais de contabilidade: regime de caixa e regime de competência. Utilizando o método de caixa, as receitas e despesas são registradas no momento da troca de dinheiro, independentemente de quando a receita foi auferida ou a dívida foi incorrida. No regime de competência, os rendimentos e dívidas são registrados no momento em que são auferidos ou incorridos, independentemente do momento do seu pagamento. Algumas pequenas empresas também podem usar uma forma híbrida que combina os dois métodos.
A maioria das pequenas empresas autônomas e não incorporadas usa o regime de caixa devido à sua simplicidade. Se um empreiteiro termina um trabalho em 20 de dezembro, mas não é pago até 20 de janeiro, ele inclui a renda de janeiro. Preparar um extrato de balanço e uma declaração de imposto de renda é relativamente simples, porque ele simplesmente precisa olhar seus depósitos e suas contas pagas para determinar o lucro ou prejuízo do ano. Se alguém não paga o que lhe deve, não tem que ajustar o balanço do ano seguinte com uma dedução de inadimplência, porque nunca incluiu em suas contas o dinheiro devido. Embora esse método não forneça uma imagem precisa das despesas mensais e da lucratividade, ele permite que a pessoa saiba exatamente quanto dinheiro ela tem em mãos o tempo todo.
O método de acumulação pode ser um pouco mais difícil, mas os princípios contábeis geralmente aceitos exigem que todas as empresas usem o método de acumulação. As despesas e receitas são registradas no momento em que são incorridas ou auferidas. Por exemplo, se a madeira serrada para um projeto de construção for entregue em julho, a despesa será registrada em julho, mesmo que a conta não seja paga até agosto ou depois. Se o projeto for concluído em dezembro, mas os termos do contrato permitirem ao cliente atrasar o pagamento por 30 dias, a receita do projeto é contada em dezembro e incluída na declaração de imposto daquele ano, desde que a empresa use o ano civil como seu ano fiscal.
As demais dívidas que podem ser pagas trimestralmente também são imputadas nas contas de cada mês do passivo no regime de competência, e não apenas no momento do pagamento da dívida. Por exemplo, se uma empresa paga um prêmio anual de $ 1200 dólares americanos (USD) para seguro de propriedade, será criada uma conta que registra uma despesa de $ 100 dólares para seguro a cada mês. Dessa forma, o método de acumulação tem a vantagem de dar uma imagem muito mais precisa das despesas operacionais mensais do que o método de caixa. Uma declaração anual de lucros e perdas com base na contabilidade de exercício também fornece uma imagem mais precisa da lucratividade geral da organização.
Existem algumas desvantagens em qualquer método contábil, e o método de acumulação não é diferente. Uma empresa pode parecer muito boa no papel e, ainda assim, ter pouco dinheiro e dívidas atrasadas, especialmente se os clientes não estiverem mais pagando suas faturas em tempo hábil. O método de acumulação pressupõe que todas as contas estejam em dia, mas se um cliente estiver inadimplente ou inadimplente, a empresa também pode não conseguir pagar suas dívidas. Se um cliente entrar em default em uma dívida, a empresa deve calcular e registrar uma dedução de inadimplência para corrigir os registros e recuperar todos os impostos pagos sobre receitas que nunca foram realmente recebidas.