Não há como negar o fato de que o email desempenha um papel essencial na comunicação comercial, principalmente pelo fato de ser um dos canais mais importantes para várias empresas se conectarem com entidades internas e externas relacionadas à empresa. O email é usado pelas empresas para se comunicar com seus funcionários e outros membros da organização. Também é usado como um meio de comunicação com clientes, fornecedores e outras pessoas essenciais para as operações do negócio.
Uma inclusão na função do email na comunicação comercial é o fato de que ele pode ser usado para comunicação básica dentro da empresa. A gerência pode informar os funcionários sobre qualquer tipo de informação relacionada à empresa que desejem transmitir. Por exemplo, se houver uma reunião da empresa em uma semana, a empresa enviará e-mails aos funcionários envolvidos, informando-os da hora, local e finalidade da reunião. No passado, essas informações eram transmitidas através de cartas, boletins e outros meios de comunicação menos populares, mas o email substituiu esses canais como o método preferido de comunicação. Uma das atrações desse método inclui o fato de ser instantâneo, facilitando o alcance do maior número de funcionários no menor espaço de tempo, além de ser barato e reduzir a desordem de papel.
Outro papel do email na comunicação comercial é seu uso como meio de marketing e promoção de serviços e produtos pela empresa. A maioria das empresas envia e-mails direcionados a seus clientes sobre qualquer novo produto, alterações nos produtos existentes e outros tipos de unidades de marketing em que estão trabalhando. O efeito desse papel do email na comunicação comercial também está centrado em seu valor como um meio barato para alcançar o maior número de clientes e consumidores da maneira mais rápida.
O compartilhamento de arquivos e outras formas de dados é uma função do email na comunicação comercial que também é importante. As empresas podem enviar grandes volumes de informações por e-mail de uma maneira que pode não ser tão fácil com o correio normal. Por exemplo, uma empresa pode enviar fotos e outros dados aos clientes que telefonam para obter informações sobre os serviços da empresa. Supondo que um cliente ligue para uma companhia de seguros perguntando sobre seus produtos, o agente no telefone pode solicitar o email do cliente para enviar pacotes de informações que o cliente pode acessar instantaneamente. O envio desse pacote pelo correio normal pode demorar vários dias, durante os quais o cliente em potencial pode mudar de idéia ou procurar outra empresa.
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