Un processo di gestione delle modifiche è una serie di pratiche aziendali utilizzate per controllare e gestire le modifiche all’interno di un sistema o organizzazione di grandi dimensioni. Il termine è più comunemente usato nell’ingegneria dei sistemi o in grandi progetti di costruzione. Lo scopo della gestione delle modifiche è garantire una comunicazione chiara tra il cliente e il fornitore di servizi sulla variazione richiesta rispetto alle specifiche accettate, sull’impatto sulla linea temporale e sul costo previsto di tali modifiche. Un ulteriore vantaggio di questo processo è la convalida dell’autorizzazione per le richieste di modifica.
L’intero processo di gestione delle modifiche comprende tre elementi: richiesta della modifica, valutazione dei tempi e dei costi per effettuare la modifica e implementazione delle modifiche. Questi passaggi rimangono gli stessi se il progetto è un progetto di tecnologia dell’informazione o un progetto di costruzione. Vale la pena notare che una stretta aderenza a un processo formale di gestione delle modifiche è riconosciuta dai tribunali come uno strumento valido per la gestione delle modifiche ai contratti. Le modifiche richieste e approvate durante il processo devono essere pagate dall’azienda, indipendentemente dall’autorità del richiedente. Si presume che l’azienda abbia progettato una pratica aziendale che ha seguito il suo processo di approvazione interno.
Per gestire le richieste di modifica, molte aziende progettano un modulo che fornisce tutte le informazioni richieste. Ad esempio, un modulo di richiesta di modifica in genere richiede il nome del richiedente e il suo titolo, il business razionale per la richiesta, la funzionalità richiesta e le implicazioni generali. Sono inclusi anche i nomi delle persone responsabili e che testeranno e accetteranno le modifiche. Dopo aver ricevuto e verificato il modulo, l’amministratore di sistema assegna un numero di tracciamento alla richiesta.
La persona responsabile del sistema o del progetto ora rivede i dettagli della richiesta e calcola le risorse necessarie, l’allocazione dei tempi e tutti i costi associati all’attuazione di questa modifica. Durante questo processo, il richiedente potrebbe richiedere domande o chiarimenti. Queste informazioni sono integrate nel modulo di richiesta di modifica.
Se i costi vengono accettati, la richiesta viene in genere aggiunta a un elenco prioritario di altre richieste di modifica, come parte del processo di gestione delle modifiche. Il lavoro è assegnato a un’area specifica, che collaborerà con il sistema o il project manager per chiarire i requisiti e apportare le modifiche necessarie. In un ambiente informatico, queste modifiche vengono apportate in un sistema di test. È responsabilità dei tester assicurarsi che le modifiche soddisfino i requisiti originali e non creino risultati negativi. Al completamento con successo dei test, le modifiche vengono spostate nel sistema di produzione o live. Eventuali problemi o nuovi problemi creati a seguito di questa modifica vengono esaminati e possono comportare cicli aggiuntivi di modifiche, test e implementazione.