La differenza tra conti di contabilità generale e sussidiaria è funzionale. Il libro mastro generale di un’azienda è il libro dei conti di primo livello che compongono il suo sistema contabile. Il libro mastro sussidiario è un sottoconto di un conto di contabilità generale. I libri mastri generali registrano le transazioni delle voci nelle principali categorie di conti. I libri mastri sussidiari forniscono i dettagli per una di queste voci, creando un miniconto separato per l’elemento in grado di tenere traccia delle transazioni specifiche per quell’elemento.
Tutte le aziende sono tenute a mantenere un sistema di contabilità da parte delle agenzie governative. Le imprese più piccole mantengono i libri contabili in modo che le autorità fiscali possano riscuotere le imposte sulle vendite, sull’occupazione e sul reddito su base periodica. Le principali società pubbliche hanno tali responsabilità e sono anche tenute dalle autorità di regolamentazione dei titoli governativi a mantenere un sistema di contabilità per segnalare la posizione finanziaria della società agli investitori. Sebbene le aziende non pubbliche possano tecnicamente mantenere qualsiasi tipo di sistema di contabilità che rifletta accuratamente entrate e spese, molte conformano i loro sistemi agli standard stabiliti dalle società pubbliche. Gli enti pubblici utilizzano un sistema di contabilità in partita doppia conforme agli standard stabiliti dai comitati di revisione dei principi contabili internazionali e nazionali.
La contabilità in partita doppia è un sistema che tiene traccia di sette tipi di conti:
attività
passivo
Le vendite
spese
utile
perdite
patrimonio del proprietario
Questi conti sono chiamati collettivamente contabilità generale. La contabilità generale mantiene i conti generali che rientrano nelle sette categorie di conti. Ad esempio, le aziende in genere hanno conti di contabilità generale per immobilizzazioni, attività correnti, passività correnti, passività a lungo termine, ricavi delle vendite e spese amministrative. Le registrazioni vengono effettuate su questi conti utilizzando notazioni di addebito e accredito di compensazione.
Poiché i conti di contabilità generale sono conti di livello superiore che possono contenere sottocomponenti, i libri mastri sussidiari vengono utilizzati per fornire dettagli comprovanti a una voce di conto. I conti di contabilità secondaria e di contabilità generale hanno una relazione di dipendenza, ma il modo in cui una persona gestisce i due tipi di conti e inserisce le informazioni è lo stesso. La differenza tra conti di contabilità generale e sussidiaria sta semplicemente nel modo in cui vengono utilizzati i conti.
Ad esempio, un grossista di solito manterrebbe un conto ricavi per le vendite. Questo conto è un conto di contabilità generale di primo livello, perché raccoglie tutte le informazioni sulle vendite per periodo. Il grossista probabilmente ha conti cliente, tuttavia, che costituiscono i dati di vendita e potrebbero essere elencati nella contabilità generale posizionando ciascun cliente su una riga separata con l’importo totale delle vendite per ciascun cliente per l’anno. Nel sistema contabile, il conto vendite di contabilità generale potrebbe avere libri mastri sussidiari ad esso collegati per ciascun cliente. Le singole transazioni specifiche per quel cliente verrebbero registrate nel conto contabile sussidiario del cliente come dettaglio dell’importo totale registrato nella contabilità generale.
I conti sussidiari e di contabilità generale si controllano e si bilanciano a vicenda. La riga di contabilità generale che i dettagli della contabilità secondaria è denominata conto controllante. Il totale delle transazioni nella contabilità secondaria deve essere uguale all’importo sulla riga corrispondente nel conto di contabilità generale in modo che i conti rimangano in pareggio.
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