Molte persone usano la videoconferenza come mezzo di comunicazione. Questo tipo di tecnica di comunicazione ha l’ulteriore vantaggio di poter vedere le parti che si svolgono nella conferenza, a differenza delle tecniche di comunicazione solo audio. Sono necessarie diverse apparecchiature a seconda del tipo di videoconferenza in corso. In generale, tuttavia, tutto ciò che serve è una webcam, un microfono e un computer.
Mentre alcuni sistemi informatici sono abilitati per la videoconferenza non appena escono dalla scatola, altri richiedono apparecchiature aggiuntive per configurare la piattaforma appropriata. I requisiti più comuni sono un microfono, altoparlanti e una webcam. Alcune persone scelgono di acquistare un software di videoconferenza da installare sul proprio computer, ma questo software non è necessario. Sono disponibili diversi tipi di programmi di videoconferenza basati su Internet che possono essere scaricati e utilizzati gratuitamente. Tuttavia, alcune persone possono scegliere di acquistare un software per conferenze quando sono necessarie funzionalità speciali.
Le webcam sono disponibili in un’ampia gamma di prezzi e opzioni, tuttavia, molte volte, il computer utilizzato per condurre la videoconferenza ne avrà una integrata. Quando un piccolo gruppo da due a otto persone partecipa a una videoconferenza, di solito è necessaria solo una webcam. Ci sono momenti, tuttavia, in cui ogni individuo che partecipa a una videoconferenza preferisce avere la propria webcam. Quando ciò si verifica, il software di videoconferenza utilizzato per facilitare la riunione, sia esso auto-acquistato o basato sul Web, deve supportare più di una telecamera.
Un buon microfono è una parte essenziale della videoconferenza. Affinché i partecipanti possano comunicare tra loro in modo più efficace, ognuno potrebbe voler avere il proprio microfono, poiché un singolo microfono potrebbe non avere la portata per raccogliere le voci in tutta la stanza. Esistono molti tipi diversi di microfoni disponibili sul mercato che possono essere utilizzati per facilitare una videoconferenza. Questi microfoni vanno dalle cuffie ai microfoni palmari, dall’omnidirezionale al multidirezionale e altro ancora.
Oltre al monitor di un computer, alcune persone scelgono di utilizzare monitor supplementari durante una videoconferenza. Ciò si verifica soprattutto quando la videoconferenza in atto coinvolge un numero elevato di persone. Quando più di 20 persone partecipano a una videoconferenza, uno schermo di proiezione è solitamente il miglior tipo di monitor da utilizzare, poiché consente a tutti i partecipanti di vedere chiaramente cosa sta succedendo. È inoltre necessario impostare più oratori quando un gran numero di persone prende parte a una videoconferenza in modo che l’audio possa essere ascoltato chiaramente in tutta la posizione.