La gestione patrimoniale totale è un’attività aziendale che include sia la contabilità che le attività fisiche. Le aziende hanno spesso metodi diversi, anche se a volte simili, per gestire le risorse necessarie per far funzionare l’azienda. Questi metodi spesso includono la gestione delle risorse della struttura o della fondazione. Il primo è comune nelle società a scopo di lucro, mentre il secondo è più comune nelle società senza scopo di lucro. Le aziende possono utilizzare entrambi i metodi generali per completare la gestione totale delle risorse.
La gestione degli asset delle strutture separa gli elementi per classe di asset. Le classi spesso includono proprietà, edifici e infrastrutture insieme ad attrezzature, veicoli e altri oggetti. Il controllo fisico è necessario per proteggere i beni che un’azienda immagazzina o utilizza nelle sue strutture. Ad esempio, un’azienda potrebbe dover bloccare i beni in edifici e stanze specifiche. La limitazione dell’accesso alle risorse garantisce che i dipendenti non abusino degli elementi con cui un’azienda spende fondi abbondanti per metterli in servizio.
La gestione patrimoniale della Fondazione è un metodo molto diverso di gestione patrimoniale totale. Questo processo separa i beni dalle classi di umani, intellettuali, politici e finanziari. Questi beni sono sia di natura fisica che immateriale. Le società senza scopo di lucro utilizzano questo processo di gestione totale delle risorse per mantenere la separazione tra le risorse per un uso specifico in varie attività filantropiche. Altri gruppi di risorse possono verificarsi in organizzazioni non profit ogni volta che ricevono donazioni di risorse specifiche da individui esterni.
La gestione totale delle risorse richiede anche una contabilità adeguata oltre alla separazione delle risorse fisiche. Per ogni gruppo di asset, le organizzazioni devono inserire un importo in dollari e includerlo nei rendiconti finanziari. Il bilancio conserva in genere il valore in dollari per le attività. Le attività fisiche in genere hanno il loro prezzo storico incluso in questa dichiarazione. A seconda dei principi contabili correnti, il valore di mercato di ciascun bene può essere riportato nel rendiconto in quanto rappresenta il costo di sostituzione effettivo.
Potrebbe essere necessario un sistema computerizzato di gestione delle risorse per tenere traccia e conservare i record delle risorse nel processo di gestione totale delle risorse. Questi sistemi utilizzano spesso codici a barre e dispositivi di scansione per tracciare fisicamente le risorse dell’azienda. Ad esempio, ogni computer utilizzato in un ufficio avrà un codice a barre sul monitor e sulla torre. Periodicamente, un dipendente scansiona ogni codice a barre per assicurarsi che l’azienda tenga conto di tutte le risorse dell’ufficio. Ogni gruppo di risorse fisiche ha in genere il proprio set di codici a barre per tenere traccia delle risorse.
Le grandi organizzazioni hanno spesso alcuni dipendenti che tengono traccia delle risorse. Questi individui sono responsabili del monitoraggio dei beni fisici e immateriali. Al termine dell’inventario dei beni fisici, è necessaria la riconciliazione con i libri contabili per garantire una rendicontazione accurata.
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