I diversi tipi di formato di proposta utilizzati dipendono dal settore e dai suoi requisiti unici. Esistono quattro formati generali utilizzati durante la creazione di una proposta commerciale: preventivo per servizi, risposta alla richiesta di proposta, proposta di servizi commerciali e proposta di costruzione. Questi diversi formati di proposta sono progettati per fornire una struttura per le aziende che desiderano essere prese in considerazione per un contratto specifico. I formati non sono regolamentati e pertanto possono variare leggermente in base all’azienda, in base alle loro esigenze.
Il formato della proposta iniziale è fornito dal potenziale cliente, che ha emesso la richiesta di proposta (RFP). Questo documento viene utilizzato per fornire specifiche dettagliate a una vasta gamma di fornitori. È responsabilità del fornitore rivedere la RFP, determinare se è in grado di soddisfare i requisiti del cliente e preparare una risposta. Tutte le proposte e le risposte sono scritte e fanno parte dell’accordo contrattuale legale tra un fornitore e un cliente.
Il preventivo per i servizi include lo sfondo dell’azienda di servizi, una risposta dettagliata al documento RFP. In questo documento è incluso un elenco dettagliato dei servizi che l’impresa può fornire e di tutti i servizi che sarebbero forniti da un subappaltatore. In genere, le proposte di servizio includono una sezione sui requisiti di servizio attuali, il contratto di servizio in corso e l’accordo sul livello di servizio (SLA). Nel SLA è riportato un elenco dei servizi esatti da fornire e a quale livello di competenza. Date disponibili di risorse, copie di curriculum, testimonianze dei clienti e riferimenti sono comuni anche in questo tipo di formato di proposta.
Una risposta al formato della proposta RFP è in genere dettata dalla stessa RFP. La sezione dettagliata della risposta deve essere formattata in modo che corrisponda alla RFP effettiva. Lo scopo di questo tipo di formattazione è garantire che i clienti possano facilmente confrontare la loro richiesta con la risposta, rilevando eventuali discrepanze o domande su una base dettagliata.
Il formato della proposta di servizi aziendali è più tipico di una presentazione di vendita. Non è insolito che la proposta sia una combinazione di riunioni e risposta scritta. Opuscoli di servizio, panoramiche generali e riferimenti da clienti precedenti costituiscono il materiale principale in questo formato. È importante notare che i dettagli di prezzo e consegna sono generalmente articoli negoziabili, con più iterazioni richieste prima della preparazione di un contratto finale.
Le proposte di costruzione sono documenti molto dettagliati e includono sempre progetti, documenti di specifica e linee temporali dettagliate. Oltre a questo livello di dettaglio, c’è spesso un rendering dell’artista del prodotto proposto, o un modello tridimensionale per aiutare i clienti a visualizzare il risultato finale.