Gli impiegati e gli amministratori delle buste paga sono responsabili del pagamento dei dipendenti dell’azienda, della detrazione delle tasse dai salari e del trasferimento di fondi dagli stipendi ai conti pensionistici e ai fondi assicurativi. Molte aziende non richiedono che gli impiegati abbiano subito alcun tipo di formazione formale. Ciononostante, molte università offrono corsi di elaborazione delle buste paga e alcune aziende richiedono che gli impiegati abbiano ottenuto queste qualifiche di buste paga o abbiano un diploma universitario. Altri tipi di qualifiche sui salari che i datori di lavoro preferiscono includono le licenze contabili e le credenziali delle risorse umane di vario tipo.
In genere, i datori di lavoro richiedono che i dipendenti del reparto buste paga si siano diplomati alle superiori. Molte università offrono corsi non laurea a breve termine nell’elaborazione delle buste paga o nella contabilità e questi tipi di qualifiche delle buste paga sono spesso richiesti dai datori di lavoro. In alcuni casi, i corsi di contabilità possono riguardare le pratiche contabili in generale piuttosto che la contabilità dei salari, ma i concetti appresi durante queste sessioni possono essere applicati al lavoro sui salari e ad altri tipi di lavoro amministrativo.
Le grandi aziende impiegano un gran numero di impiegati e alcune aziende preferiscono che gli impiegati senior abbiano una vasta conoscenza della contabilità poiché l’elaborazione delle buste paga può essere piuttosto complessa quando sono coinvolti un numero maggiore di lavoratori e ingenti somme di denaro. In molte nazioni, le autorità di regolamentazione o le associazioni contabili gestiscono gli esami contabili e i candidati prescelti ricevono licenze o certificati di completamento. Queste credenziali contabili sono tra le qualifiche dei salari che sono spesso elencate come prerequisiti di lavoro nelle liste di assunzione. Oltre ai corsi di contabilità formale, alcune università offrono lezioni di contabilità durante le quali vengono insegnati i principi di contabilità di base. Le persone che frequentano queste classi sono spesso in grado di ottenere un impiego come impiegati del personale.
In alcune aziende, il personale delle risorse umane (Risorse umane) è responsabile della negoziazione dei salari del personale e dell’elaborazione del libro paga. Di conseguenza, le persone che cercano di lavorare nel reparto buste paga normalmente devono avere una precedente esperienza nelle risorse umane. Alcune università offrono lezioni professionali nella gestione delle risorse umane e queste classi a volte includono un segmento sull’elaborazione delle buste paga. Inoltre, alcuni datori di lavoro preferiscono assumere impiegati che hanno titoli universitari in materie relative alla contabilità come matematica o finanza, mentre altre aziende cercano candidati con lauree in gestione delle risorse umane.
Le ditte di informatica (IT) commercializzano determinati tipi di programmi software di gestione stipendi per aziende di ogni dimensione. Alcune aziende IT inviano formatori aziendali a condurre una formazione sul posto di lavoro durante la quale agli impiegati viene insegnato come utilizzare questo software. Altre aziende istituiscono moduli di formazione online o inviano materiale di formazione con programmi software. Dal momento che molti programmi software sono utilizzati in tutto il settore, alcuni datori di lavoro richiedono che i candidati a un lavoro abbiano subito una sorta di formazione sul software e, in alcuni casi, le qualifiche del libro paga richieste da queste aziende possono includere un certificato di completamento.