Esistono diversi tipi di servizi di risposta al telefono per assistere i professionisti di tutti i settori. Alcuni servizi di questa categoria comprendono servizi di risposta automatica, servizi live, servizi di risposta a Internet e call center. Alcune di queste società possono anche offrire diversi pacchetti di servizi di risposta al telefono orientati verso attività o professioni specifiche, come medici, addetti alle vendite e avvocati.
Un servizio di risposta telefonica in diretta è disponibile in diversi formati. Ad esempio, alcuni servizi sono gestiti da lavoratori a domicilio a cui il cliente inoltra le chiamate quando desidera una copertura. In altri casi, il servizio di risposta in tempo reale impiega una forza lavoro più ampia in una posizione per fornire copertura telefonica sulle banche telefoniche. In entrambi i casi, le chiamate telefoniche in entrata del cliente ricevono risposta in un modo in cui il chiamante può credere di aver raggiunto l’ufficio del cliente dove una persona dal vivo è impiegata come receptionist.
Un call center è un servizio di risposta telefonica più adatto a servire le grandi aziende con un volume molto elevato di chiamate in arrivo. Inoltre, quando è richiesta una copertura di 24 ore su 24, 7 giorni su 7, un call center fa una scelta più pratica, poiché molti servizi più piccoli non offrono questa funzionalità. I call center impiegano personale più grande che lavora su turni per fornire copertura 24 ore su 24 per i clienti. Alcune aziende hanno call center come parte della propria organizzazione, mentre altre assumono società esterne per questo scopo.
Non tutti i servizi di risposta al telefono dispongono di una persona che risponde alle chiamate. Alcuni servizi sono automatizzati, utilizzando applicazioni software o tecnologia Internet. Pur non offrendo il vantaggio di dare ai chiamanti l’impressione di un membro dello staff in ufficio, questi servizi tendono ad essere significativamente meno costosi dei servizi di risposta. Inoltre, poiché i chiamanti lasciano un messaggio vocale registrato, la possibilità di errori nella comunicazione diminuisce notevolmente. Alcuni di questi servizi inviano anche un’e-mail o un messaggio di testo istantaneo al cliente informandolo che è appena stato lasciato un messaggio vocale, spingendo il professionista a verificare la presenza di messaggi non appena se ne presenti l’opportunità.
Alcuni tipi di servizi di risposta al telefono hanno personale appositamente addestrato per determinati settori. Ad esempio, un medico può richiedere un servizio di risposta telefonica che assuma persone con un certo livello di conoscenza della terminologia medica di base. Altre professioni che potrebbero trarre vantaggio dall’uso di un servizio telefonico speciale includono avvocati e professionisti delle vendite.