I diversi tipi di sistemi di posta vocale possono essere generalmente classificati in base al modo in cui vengono forniti i servizi di registrazione. Alcuni telefoni, ad esempio, includono hardware e software interni che possono essere utilizzati per registrare e memorizzare i messaggi lasciati da un chiamante in arrivo. Esistono anche sistemi che possono essere realizzati mediante l’utilizzo di un programma software installato su un computer, che viene poi collegato a una linea telefonica. Alcuni sistemi di posta vocale si basano su servizi offerti da diverse società, che consentono ai clienti di registrare, archiviare e trasferire automaticamente i propri messaggi su diverse linee telefoniche.
Alcuni dei tipi più semplici di sistemi di posta vocale sono quelli integrati in un telefono o forniti tramite hardware esterno, che consentono al telefono stesso di ricevere e registrare i messaggi in arrivo. Questi telefoni possono essere disponibili in una varietà di modelli diversi e possono essere destinati all’uso individuale o come parte di una rete più ampia. I telefoni cordless, ad esempio, possono essere utilizzati con un modello base o un dispositivo separato che riceve e registra i messaggi, a cui è quindi possibile accedere direttamente o tramite un codice di accesso digitato in un telefono. Ciò consente di utilizzare una serie di portatili come parte di una rete più ampia, che possono accedere tutti ai sistemi di segreteria telefonica a cui sono collegati.
Altri sistemi di posta vocale possono essere creati tramite l’uso di software che consente a un computer di funzionare come parte di una rete telefonica. Una volta installato questo programma e collegato il computer a una linea telefonica, le chiamate in arrivo possono essere instradate al programma sul computer. Ciò consente al software di ricevere le chiamate perse, che fornisce quindi al chiamante l’opportunità di lasciare un messaggio. Questi tipi di sistemi di posta vocale possono quindi memorizzare i messaggi registrati come file audio del computer, che possono essere inviati al proprietario del sistema tramite e-mail o come messaggio a un telefono cellulare.
Esistono anche numerosi sistemi di posta vocale che possono essere forniti da varie società e servizi di terze parti. Molti fornitori di servizi telefonici, ad esempio, offrono anche la registrazione della segreteria telefonica per i clienti che hanno un numero di telefono tramite il servizio. Esistono anche società che non offrono servizio telefonico, ma che possono essere utilizzate per impostare sistemi di segreteria telefonica su diversi tipi di linee telefoniche. Una volta persa una chiamata in arrivo, questa viene trasferita al sistema di terze parti che registra il messaggio ed è quindi accessibile dall’esterno dal cliente tramite codice di accesso e password.