Ci sono diversi fattori da considerare quando si assumono musicisti dal vivo per un evento. L’esibizione dei musicisti dal vivo può influire sul successo complessivo di un evento, pertanto è necessario ricercare la reputazione e lo stile di esecuzione dei musicisti prima di accettare di assumerli. I musicisti dal vivo dovrebbero fornire le proprie attrezzature di base e offrire un elenco di brani o selezioni musicali tra cui i clienti possono scegliere. Per proteggere entrambe le parti, un contratto vincolante dovrebbe far parte del processo di assunzione.
I musicisti dal vivo appropriati devono essere scelti per creare l’atmosfera desiderata. Deve essere determinato se ai musicisti dal vivo saranno offerti spettacoli o semplicemente forniranno musica di sottofondo durante l’intero evento o solo una parte di esso. I gruppi musicali tipici includono un trio jazz, un quartetto di ottoni o di aculei o un duetto di flauto e arpa. Le categorie di strumenti tra cui scegliere includono strumenti a fiato, ottoni, archi e voce. Se un piano farà parte della performance musicale dal vivo, la sua posizione deve essere determinata e deve anche essere accordata.
In genere, i migliori musicisti possono essere scelti parlando con altre persone che hanno assunto musicisti dal vivo per occasioni simili. Se possibile, assistere a un’esibizione in un altro luogo assicurerà che lo stile dei musicisti e le selezioni musicali siano adeguati per un evento pianificato. È anche saggio che gli individui richiedano un elenco di brani o chiedano se i musicisti dal vivo sono in grado di “coprire” il catalogo musicale di un determinato artista o eseguire un certo stile o genere musicale.
Spiegare tutti i dettagli pertinenti del contratto di assunzione prima di firmarlo può far risparmiare tempo prezioso e qualsiasi frustrazione causata da incomprensioni in seguito. Ciò garantirà anche che i musicisti siano disponibili nella data e ora desiderate e che il loro costo sia entro il budget. È meglio concordare tutti i dettagli in anticipo, come le commissioni di performance, il deposito, il tipo e la durata della performance. Per sicurezza, ottenere i dettagli per iscritto e ottenere un accordo nel caso in cui una delle parti non riesca a mantenere la sua conclusione dell’accordo è un passo saggio.
Per un’esibizione dal vivo, potrebbe essere necessaria un’attrezzatura aggiuntiva. Potrebbe essere necessario un coordinamento tra i musicisti dal vivo e il proprietario o il direttore della sala per garantire che tutte le attrezzature necessarie siano presenti per lo spettacolo. È anche saggio che le persone visitino il locale per assicurarsi che ci sia un’area palcoscenico abbastanza grande disponibile per i musicisti per esibirsi in modo sicuro e confortevole e che siano disponibili prese elettriche e illuminazione adeguate. È anche utile consentire ai musicisti dal vivo l’accesso al luogo di installazione in anticipo rispetto al tempo di esibizione.