Qualsiasi organizzazione che opera a scopo di lucro attesterà che deve essere mantenuto un adeguato controllo del contante. Il controllo della liquidità consente a un’azienda di operare in modo efficiente premiando gli azionisti, rimborsando i dipendenti per i loro servizi, pagando i creditori e anche aiutando a promuovere e facilitare la crescita organizzativa. Con così tanti modi per controllare correttamente l’afflusso e il deflusso di denaro di un’azienda, alcune aziende trovano travolgente la scelta e l’attuazione dei migliori consigli. La maggior parte delle aziende ritiene utile condurre riconciliazioni bancarie mensili, ridurre le spese e limitare anche l’accesso alle casseforti aziendali. Oltre a questi suggerimenti, è anche saggio evitare le carte di credito dell’azienda, poiché ciò aiuta a ridurre lo stress finanziario, che consente un maggiore successo nel controllo del contante.
La realizzazione di riconciliazioni bancarie mensili è un importante suggerimento per il controllo del contante, poiché consente a un’azienda di verificare che il proprio contante non venga abusato, utilizzato in modo improprio o perso. Le riconciliazioni possono essere eseguite da un team interno o esterno. Se eseguito da un team interno, si consiglia di eseguire le riconciliazioni trimestrali da un team esterno per garantire che non si verifichino frodi interne. Per ulteriore sicurezza, una revisione indipendente condotta dal proprietario dell’azienda dovrebbe essere eseguita su base annuale.
È più facile controllare il denaro quanto meno viene utilizzato, rendendo le spese decrescenti un consiglio molto prezioso da seguire. Tutte le spese non necessarie dovrebbero essere evitate, mentre, allo stesso tempo, ridimensionare su tutti gli acquisti che devono essere effettuati. La riduzione delle spese è particolarmente importante per le nuove imprese perché hanno bisogno di un eccellente controllo del contante per poter ottenere e sostenere la crescita aziendale.
Il controllo del contante è molto più facile da sostenere quando solo poche persone hanno la possibilità di utilizzarlo, spostarlo o perderlo. Tenendo presente questo, le aziende dovrebbero limitare il numero di dipendenti che hanno accesso alle cassette di sicurezza. Secondo l’Istituto dei revisori interni, nel 2004, i dipendenti interni hanno contribuito al 60-70 per cento delle azioni fraudolente che hanno avuto luogo all’interno delle organizzazioni, il che rende molto facile capire perché solo un numero limitato di mani dovrebbe avere accesso alle risorse presenti in un’azienda sicura.
Anche se molte aziende dipendono dalle carte di credito dell’azienda per generare flussi di cassa, il controllo del contante è gravemente influenzato da esse. Più carte di credito ha un’azienda, maggiore è il debito finanziario che tende a causare stress finanziario. Questo stress fa sì che i proprietari dell’azienda allentino la presa sui tentativi di controllo del contante. Se un’organizzazione deve utilizzare le carte di credito dell’azienda, solo pochi eletti dovrebbero essere autorizzati a utilizzare le carte e dovrebbero essere condotte revisioni giornaliere per assicurarsi che non vengano abusate.
Altri suggerimenti per il controllo del contante includono sempre l’ottenimento di una ricevuta al momento del pagamento, nonché la ricezione di ricevute al momento della ricezione del denaro. È anche saggio mettere tutti i surplus di liquidità su un conto bancario aziendale su base giornaliera. Uno dei migliori consigli da seguire è utilizzare il più possibile i bonifici bancari elettronici, soprattutto quando si pagano le bollette.