Il modo migliore per scegliere il freeware di gestione delle attività è trovare un sito Web che riveda questo tipo di freeware e controllare i dettagli per ogni singola applicazione. Esistono applicazioni freeware di gestione delle attività progettate per l’uso in un ambiente accademico che probabilmente funzioneranno meglio per studenti o insegnanti. Alcune applicazioni sono progettate per le persone che hanno un gran numero di piccole attività da completare o commissioni da eseguire durante il giorno. Altri freeware di gestione delle attività sono progettati appositamente per coloro che svolgono un ruolo professionale o esecutivo. Esiste un buon freeware di gestione delle attività adatto a qualsiasi stile di vita o programma. Qualcuno con un programma semplice avrà solo bisogno di un programma semplice, mentre altri con programmi più complessi potrebbero desiderare un programma con funzionalità applicabili a una professione o programma specifico.
Una delle prime cose da determinare quando si decide su uno specifico freeware di gestione delle attività è l’uso e la funzione finali dell’applicazione. Le migliori applicazioni o programmi di gestione delle attività possono essere personalizzati per adattarsi a una serie di situazioni, quindi la cosa migliore da fare potrebbe essere scaricare alcuni e provare ciascuno per alcuni giorni per vedere come si adatta a un tipo specifico di programma. La facilità d’uso sarà una priorità assoluta per la maggior parte delle persone, quindi i programmi più semplici con meno funzioni potrebbero essere il punto di partenza migliore. Come regola generale, il software di gestione delle attività con molte funzioni e caratteristiche avrà una curva di apprendimento più elevata e richiederà più tempo per padroneggiare.
Alcuni programmi di gestione delle attività avranno più funzioni matematiche insieme a funzionalità che aiutano a risolvere alcuni tipi di equazioni, grafici di trama e creare un’analisi approfondita di determinate funzioni. Per le persone che svolgono una professione sensibile al tempo come la legge, la pubblicità o qualsiasi lavoro che richieda il rispetto di un programma rigido, i sistemi di gestione delle attività che si concentrano sul rispetto delle scadenze effettive o sul mantenimento di un programma funzioneranno meglio. Alcune professioni ruotano attorno alla gestione del progetto e soddisfano determinati parametri di riferimento critici o punti di riferimento per settimane, mesi o anche periodi più lunghi e richiedono un sistema di gestione delle attività che tenga traccia dei progressi, monitori il flusso di lavoro e informi le parti necessarie coinvolte. Coloro che lavorano come parte di un team vorranno prendere in considerazione strumenti di gestione delle attività in grado di gestire la condivisione di file e un gran numero di utenti, nonché di controllare le informazioni e coordinare molte diverse attività e pianificazioni condivise.
Un’ultima cosa da considerare è i vantaggi di un sistema di gestione delle attività basato sul web. Sebbene vi siano vantaggi nella gestione delle attività e della pianificazione delle attività su una rete chiusa o persino su un singolo computer, ci sono anche molti vantaggi nell’uso e nell’accesso agli strumenti di gestione delle attività online. Innanzitutto, se un programma si trova solo sul computer di un singolo utente e quel computer viene danneggiato, rubato o perso, tutti i dati memorizzati su quel computer scompaiono. Se un programma o software risiede su un server in una posizione remota, è possibile accedere ai dati di gestione delle attività da qualsiasi computer da qualsiasi posizione senza timore di perdita o danneggiamento dei dati. Il freeware di gestione delle attività online consente inoltre a più utenti di accedere allo stesso programma di gestione delle attività e di condividere le attività o pianificare le informazioni liberamente preservando i dati privati di ciascun utente.