E-mail o e-mail, abbreviazione di posta elettronica, è il nome dei messaggi di testo inviati su Internet e prelevati dall’utente online o scaricati tramite un client di posta utilizzando la tecnologia push o pull, a seconda del dispositivo e del programma che riceve i messaggi. L’archiviazione si riferisce a un piano di archiviazione in cui gli elementi sono disposti in modo logico e accessibile. Può anche riferirsi alla creazione di una copia di backup del materiale. L’archiviazione della posta elettronica si riferisce a un sistema di archiviazione metodico per la posta elettronica che la rimuove dal server e ne esegue il backup in modo sicuro.
La cosa migliore da fare prima riguardo all’archiviazione della posta elettronica è considerare le tue opzioni. Decidi se è sufficiente archiviare le tue email nel cloud, o se hai bisogno di archiviarle sulla tua macchina o su carta. Forse un certo materiale deve essere stampato, mentre altro materiale può rimanere in formato elettronico. Se le email devono essere archiviate sulla tua macchina, decidi se fare un backup su un disco rigido esterno e anche se qualcosa deve essere salvato in una forma diversa dal formato file del tuo client di posta, ad esempio, salvato in PDF formato del file.
In genere, il secondo passaggio nella creazione di un sistema di archiviazione della posta elettronica è creare una gerarchia di cartelle di archiviazione all’interno del client di posta elettronica. In questo modo, puoi separare l’e-mail personale dall’e-mail aziendale e assicurarti che le cartelle a cui dovrai accedere più frequentemente siano facili da raggiungere. Tieni presente che le cartelle possono essere riorganizzate e rinominate, quindi una volta completato un progetto che aveva la massima priorità, potresti voler avere un modo per archiviarlo all’interno del sistema di cartelle, come metterlo in una cartella chiamata “Progetti completati” con l’anno. Considera se la creazione di filtri per ordinare la posta in arrivo direttamente nelle cartelle ti sarà utile: alcune persone giurano su questa funzione; altri non lo usano mai.
Uno dei migliori consigli per l’archiviazione delle email è eliminare le email indesiderate immediatamente dopo averle ricevute o dopo averle visualizzate nella posta in arrivo. Questo può farti risparmiare tempo perché non dovrai mai più rivederlo e aiuta a prevenire che materiale non necessario raggiunga l’archivio, dove dovrebbe essere conservato solo materiale di valore. In alternativa, se preferisci, puoi eseguire l’eliminazione di massa prima dell’archiviazione. Potresti essere in grado di impostare il tuo client di posta per quando la posta deve essere eliminata dal server, ma periodicamente è una buona idea visitare il sito Web del tuo ISP, vedere cosa c’è effettivamente sul server e cancellarlo, se necessario. Se hai abbastanza spazio vuoto sul server, puoi scegliere di lasciare lì le email importanti come archivio aggiuntivo.
Nelle situazioni aziendali, il rispetto delle normative, la sicurezza e l’efficienza sono elementi chiave per prendere una decisione sull’archiviazione della posta elettronica. L’archiviazione della posta elettronica aziendale può essere gestita da applicazioni software realizzate a tale scopo e con funzionalità realizzate per affrontare problemi specifici dell’azienda. Questi includono la possibilità di gestire la traccia cartacea virtuale ed eliminare i messaggi che non sono più necessari.