Il supporto del front office comporta una serie di mansioni lavorative necessarie per garantire il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane di un’azienda. Queste attività spesso includono il campo di chiamate telefoniche dei clienti ai dipartimenti appropriati, la risposta a domande dei clienti, l’archiviazione di documenti, l’inserimento di dati in programmi software per computer pertinenti e l’elaborazione di transazioni finanziarie. Vari tipi di lavori di supporto al front office sono personalizzati per diverse aziende e organizzazioni. I front office medici, legali, educativi e delle piccole imprese hanno responsabilità uniche, sebbene lo scopo generale di un front office sia quello di presentare al pubblico un’immagine professionale ed efficiente dell’organizzazione.
Vari lavori di front office includono quelli di impiegati, receptionist e assistenti amministrativi. Questi lavori di solito comportano vari livelli di responsabilità, a seconda dell’esperienza e dell’istruzione dei dipendenti, e le mansioni associate possono talvolta sovrapporsi per il personale del front office nelle piccole organizzazioni. Gli impiegati di file sono spesso responsabili della conservazione dei registri organizzati dei documenti stampati e dell’inserimento delle informazioni correnti dei clienti nel database del computer o nei programmi di fogli di calcolo. Gli addetti alla reception salutano principalmente i clienti che entrano nel front office e rispondono alle chiamate telefoniche in arrivo e di solito trasferiscono le chiamate ad altri reparti tramite un sistema telefonico multilinea. Gli assistenti amministrativi possono svolgere questi compiti di archiviazione e di servizio al cliente oltre a organizzare i programmi giornalieri del loro datore di lavoro e ad elaborare una varietà di documenti.
A seconda delle dimensioni e delle risorse di una determinata azienda, il personale di supporto del front office può anche essere responsabile di alcuni tipi di transazioni finanziarie dei clienti. Possono elaborare pagamenti con carta di credito per prodotti o servizi ed emettere ai clienti le loro ricevute per tali pagamenti. Alcune organizzazioni che esternalizzano la loro elaborazione delle buste paga possono richiedere a uno dei loro addetti al supporto del front office di ritirare gli assegni finiti dalla società paghe. A volte, questo dipendente è responsabile della distribuzione tempestiva degli assegni al resto dell’ufficio.
Poiché un sistema di supporto del front office è una parte importante di qualsiasi organizzazione, molte aziende conducono un’analisi del front office a intervalli regolari. Questo tipo di studio di controllo della qualità esamina l’efficienza, l’organizzazione e la professionalità del personale del front office e formula i modi per apportare i miglioramenti necessari. I risultati di un’analisi del front office a volte costituiscono la base per la promozione e le decisioni di aumento dei salari per i dipendenti del front office. Il personale di supporto del front office che riceve recensioni positive da un’analisi è di solito chi è in grado di interagire bene con i clienti, lavorare insieme come una squadra ed eseguire i propri compiti con pochi errori.