Poiché così tante attività commerciali vengono ora condotte via e-mail, la comprensione dell’etichetta e-mail aziendale è di grande valore. Alcune linee guida da tenere a mente sono conoscere il proprio pubblico, mantenere la comunicazione breve e puntuale e mantenere l’e-mail aziendale simile alla normale posta aziendale. All’interno di queste linee guida per l’etichetta e-mail aziendale ci sono diverse eccezioni.
Se si sta rispondendo a una domanda di lavoro o a un posto di lavoro, accertarsi quando possibile se è possibile inviare allegati. Un’e-mail aziendale in risposta a un annuncio per un lavoro dovrebbe essere essenzialmente una lettera di accompagnamento. La maggior parte degli annunci indicherà se allegare un curriculum o tagliare e incollare il curriculum. Alcune aziende non apriranno gli allegati e cancelleranno le e-mail con gli allegati.
Inoltre, quando un allegato è accettabile, assicurati che non sia di grande lunghezza. L’invio di qualsiasi cosa oltre 150k è considerato una grande violazione dell’etichetta di posta elettronica aziendale nella maggior parte dei casi. Tuttavia, un progetto su cui due persone stanno lavorando insieme potrebbe occasionalmente richiedere elementi grafici o file di progetto che occupano più spazio. Verifica semplicemente se il socio d’affari desidera che questi vengano inviati via e-mail. Potrebbe preferire una copia del disco della posta ordinaria per ridurre il tempo necessario per caricare un’e-mail.
L’etichetta di posta elettronica aziendale suggerisce di utilizzare la formalità per rivolgersi alle persone. In generale, rivolgersi alle persone come si farebbe se si stesse conversando con la persona. Se uno di solito si rivolge a qualcuno come Mr. Brown, non iniziare una lettera usando il nome di Mr. Brown. Se di solito si chiama Mr. Brown con il suo nome, l’etichetta e-mail aziendale consente l’indirizzo meno formale.
Laddove non si ha familiarità con lo stato coniugale di una donna, l’etichetta di posta elettronica aziendale suggerisce il termine Ms. Un’eccezione a questa è l’e-mail ai medici. In questo caso usa il titolo formale di Dr.
Assicurati di includere un oggetto specifico per quanto riguarda il contenuto della tua e-mail. Potrebbe essere “Rispondi a Job che pubblica # 1351 nell’elenco di Craig” o “Vediamoci questa settimana per discutere delle nostre opzioni”. Assicurati che il soggetto rifletta il materiale che intendi presentare.
Le e-mail aziendali non richiedono punteggiatura creativa, faccine o altri effetti personali che potrebbero verificarsi nell’e-mail casuale tra amici. Dovrebbe anche essere privo di abbreviazioni di chat. Due stretti soci in affari potrebbero includerli nelle loro e-mail, ma generalmente è meglio formale.
Per ridurre lo spazio, non citare tutto il materiale inviato da qualcun altro. Taglia, incolla e cita solo brevi pezzi di materiale, se pertinente. Se il materiale non è pertinente, eliminare il materiale citato prima di rispondere a un messaggio. Inoltre, mantieni il tuo materiale breve e puntuale.
L’etichetta di posta elettronica aziendale richiede inoltre di comunicare usando una buona grammatica, frasi ben costruite e parole scritte correttamente. Se uno non è forte in queste aree, le comunicazioni possono sembrare abbastanza sciocche e far sembrare meno intelligenti. Assicurati di eseguire il controllo ortografico e grammaticale, quindi rileggilo ad alta voce per verificare che abbia senso. Se la grammatica rimane ancora un problema, prendi in considerazione un corso di scrittura commerciale per migliorare la comunicazione scritta.
Infine, non aggiungere soci in affari alla propria lista di battute. Questa è una chiara violazione dell’etichetta e-mail aziendale. Se si lavora con qualcuno a cui piacciono le battute, chiedere l’e-mail privata da aggiungere alla propria lista. Inoltre, non inoltrare mai la cotta di maglia a un socio in affari. Se si riceve un avviso di virus, controllare i siti Internet falsi prima di inviarlo a soci in affari. La maggior parte degli avvisi sui virus inviati tramite e-mail sono truffe e causano allarmi inutili o occupano spazio in quella che dovrebbe essere una cassetta postale orientata al business.