I progressi tecnologici hanno permesso di controllare i costi associati alla gestione della stampa. Le piccole imprese e le grandi aziende utilizzano una varietà di strategie per ridurre al minimo i costi di stampa. I diversi tipi di soluzioni di gestione della stampa disponibili includono la stampa automatica, la gestione della stampa online, la gestione della stampa in rete e la gestione della stampa in outsourcing.
Per l’imprenditore o il proprietario di una piccola impresa, le soluzioni per la gestione della stampa di piccole dimensioni consentono di stampare quantità limitate di materiali utilizzando apparecchiature economiche per l’home office, carta e forniture di inchiostro. I lavori di stampa possono essere gestiti su piccola scala tramite piccole stampanti o macchine da ufficio multifunzione collegate a personal computer e reti domestiche. La gestione della stampa autonoma è più lenta e le dimensioni del progetto sono limitate dalla capacità delle apparecchiature per l’home office, ma la qualità continua a migliorare con i progressi delle apparecchiature per l’home office.
Le soluzioni di gestione della stampa online sono disponibili per chiunque, dal professionista dell’ufficio in un piccolo ufficio agli amministratori di stampa a livello aziendale. Molti servizi di stampa e aziende di prodotti per ufficio forniscono un qualche tipo di interfaccia online che consente di stampare singoli progetti su larga scala caricandoli via Internet. Questo può includere lavori come biglietti da visita, carta intestata, volantini, cartoline e materiali di marketing. I lavori di stampa vengono quindi completati e spediti in pochi giorni. Le soluzioni di gestione della stampa online possono essere un modo conveniente per eseguire lavori di stampa in meno tempo senza lasciare l’ufficio.
Quando un’azienda richiede più lavori di stampa simultanei da più reparti, potrebbe essere necessaria una soluzione di gestione della stampa in rete. Le grandi macchine aziendali possono essere posizionate centralmente e collegate in rete con i computer in vari altri reparti in modo che i lavori possano essere inviati direttamente a stampanti e fotocopiatrici per un’elaborazione più rapida. I materiali stampati possono essere prelevati o consegnati agli utenti in pochi minuti, rendendo efficiente la soluzione di gestione della stampa in rete e riducendo la necessità di stampanti individuali in ogni ufficio.
Ci sono momenti in cui una grande azienda ha bisogno di un enorme lavoro di stampa da completare utilizzando attrezzature di alta qualità per produrre risultati di prim’ordine per un importante evento, marketing o attività di vendita. In tal caso, è possibile utilizzare soluzioni di gestione della stampa in outsourcing. I lavori vengono gestiti rapidamente e i progetti di massa possono essere completati in modo meno costoso quando vengono affidati in outsourcing a una società di stampa. La stessa azienda che gestisce le esigenze di stampa online può anche fornire soluzioni per gestire progetti più grandi con un metodo in outsourcing.