Le spese di viaggio d’affari sono i costi che una persona sostiene durante un viaggio per motivi di lavoro. Questi possono includere spese di trasporto come carburante, chilometraggio e biglietti aerei, insieme a mance ai fornitori di servizi, cibo e spese correlate. Quando le persone sostengono spese di viaggio d’affari per conto di un datore di lavoro, vengono compensate. I lavoratori autonomi e gli appaltatori indipendenti possono richiedere le spese di viaggio d’affari come detrazione fiscale quando presentano le tasse alla fine dell’anno.
Per essere qualificate come spese di viaggio d’affari, i costi devono essere associati a un viaggio che qualcuno sta intraprendendo per motivi di lavoro. Mentre le persone possono mescolare il piacere con i viaggi d’affari, la maggior parte del viaggio deve essere per lavoro. Le leggi precise variano a seconda della nazione. In generale, fintanto che le persone possono dimostrare che un viaggio è stato fatto appositamente per lavoro e non sarebbe stato intrapreso altrimenti, poiché quando a qualcuno viene ordinato di andare da qualche parte o deve viaggiare per avanzamento professionale o riunioni con i clienti, la maggior parte delle spese del viaggio verrà spese di viaggio d’affari.
Le spese di viaggio d’affari possono essere suddivise in costi di viaggio effettivi, inclusi pedaggi per il ponte, tasse di noleggio auto e così via, insieme a alloggio, cibo e altri bisogni di base soddisfatti durante il viaggio. Le spese congressuali e simili possono essere richieste anche in un’area diversa della dichiarazione dei redditi. Le persone non possono richiedere regali o articoli ricreativi acquistati durante un viaggio; le commissioni della piscina, ad esempio, non contano come spesa aziendale, né i regali acquistati presso il negozio duty free, a meno che non vengano acquistati per motivi di lavoro come regali per i clienti.
Alcuni datori di lavoro forniscono ai propri dipendenti carte di credito che possono utilizzare per le spese legate al lavoro. Le persone devono conservare le ricevute e la documentazione. La carta di credito può essere cancellata se un dipendente la utilizza per scopi non autorizzati. Altri datori di lavoro possono fornire ai datori di lavoro contanti o assegni da utilizzare durante il viaggio. Un’altra opzione per gestire le spese di viaggio è chiedere ai dipendenti di pagarle in anticipo e fornire rimborsi di viaggio in seguito. Per il rimborso, i dipendenti devono compilare moduli che documentano le loro spese, allegando le loro ricevute per mostrare come e dove sono stati spesi i soldi. Il datore di lavoro può limitare il rimborso con limiti giornalieri.
Le persone che dichiarano le spese di viaggio sulle loro tasse dovrebbero mantenere registri accurati in modo da poter fornire informazioni se le autorità fiscali decidono di condurre una verifica. Le spese di viaggio e di intrattenimento sono due aree comunemente gonfiate nelle dichiarazioni dei redditi e le persone dovrebbero esserne consapevoli quando presentano le loro detrazioni; spese molto elevate possono sembrare sospette e possono generare interessi da parte delle autorità fiscali. Non è sbagliato spendere molti soldi per viaggi di lavoro, ma è utile disporre di una documentazione di supporto molto solida a sostegno della richiesta di detrazione.
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