Le spese vive sono costi che sorgono nel corso della conduzione di affari o questioni personali che richiedono pagamenti immediati in contanti, mettendo letteralmente una persona “in tasca” per coprire tali spese. Alcune di queste spese possono essere deducibili dalle tasse, se rientrano in determinate categorie, e altre possono essere rimborsate, consentendo alle persone di essere compensate per l’esborso imprevisto di denaro. Le ricevute devono essere conservate in entrambi i casi per documentare accuratamente le spese.
I dipendenti che svolgono attività per conto di un datore di lavoro possono sostenere spese vive come pedaggi per il ponte, pranzo per un cliente, forniture per completare un’attività e così via. A condizione che le attività del dipendente siano state specificamente richieste e approvate dal datore di lavoro, il datore di lavoro può offrire un rimborso. In altri casi, i dipendenti possono richiedere tali spese in una dichiarazione dei redditi, poiché sono associate al costo della gestione delle attività assegnate sul lavoro.
I datori di lavoro con personale di fiducia possono disporre di altri metodi per gestire le spese vive, come l’emissione di carte di credito o assegni in bianco o consentire ai dipendenti di addebitare le spese su un conto aziendale. In altri casi, i dipendenti devono presentare la documentazione delle spese sostenute durante l’esecuzione del lavoro per conto dell’azienda in modo che possano essere esaminate. Se approvato, verrà emesso un assegno per compensare o i dipendenti verranno pagati con un fondo di piccola cassa.
Le spese vive personali a volte sono deducibili. Le spese mediche vive, la copertura per i costi non coperti dai piani assicurativi, possono essere deducibili. Se sono alti, di solito sono più alti della detrazione standard, creando un incentivo a dettagliare in una dichiarazione dei redditi. Anche le donazioni a enti di beneficenza sono considerate una forma di spese vive, poiché la persona fornisce pagamenti in contanti in anticipo.
I pagamenti per beni e servizi utilizzati in un periodo di tempo non sono ammissibili. Pertanto, gas e pedaggi sono spese vive, ma non l’assicurazione e la registrazione dell’auto. Le persone che utilizzano le auto per le attività aziendali possono, tuttavia, richiedere il chilometraggio per compensare l’usura dell’auto, insieme a spese indirette come l’assicurazione. Allo stesso modo, i premi dell’assicurazione sanitaria non sono spese vive, ma lo sarebbero i copays alle visite mediche. Di solito, è facile determinare se una spesa si qualifica come un costo vivo; se si tratta di un servizio o di un bene utilizzato immediatamente, piuttosto che un investimento in un servizio a lungo termine, generalmente si tratta di una spesa viva.
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