Um assistente administrativo executivo é a pessoa que fornece suporte abrangente ao gerenciamento executivo, normalmente em um ambiente corporativo ou comercial. Ele pode trabalhar exclusivamente para um gerente ou servir uma equipe de gerentes executivos. Seu trabalho é multifacetado e geralmente requer habilidades organizacionais exemplares.
Tradicionalmente, essa posição é percebida como tendo consideravelmente mais deveres e responsabilidades do que a de um secretário ou assistente administrativo. Embora as habilidades de secretariado sejam importantes para ser um assistente administrativo executivo bem-sucedido, o trabalho geralmente envolve lidar também com os negócios diários do executivo. Os deveres deste trabalho também podem geralmente cruzar o campo em assistência pessoal.
O principal objetivo de um assistente administrativo executivo competente é tipicamente fazer com que a vida comercial do executivo corra de maneira suave e eficiente. Isso geralmente requer excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e priorização de projetos. O assistente administrativo executivo normalmente tem acesso diário ao calendário de seu chefe para que eles possam planejar mutuamente reuniões, viagens e compromissos sociais.
Um assistente administrativo executivo é normalmente o primeiro contato para as comunicações profissionais do executivo. Ele geralmente é o elo de ligação entre o executivo e a gerência inferior. Quando clientes ou fornecedores externos precisam de contato com o executivo, esse assistente geralmente monitora telefonemas, e-mails, visitantes não programados e marca compromissos de acordo com os desejos de seu chefe.
Deveres adicionais de um assistente administrativo executivo freqüentemente incluem organizar viagens e acomodações em hotéis, preparar relatórios sobre atividades financeiras e corporativas e treinar e gerenciar pessoal de suporte de nível inferior. A preparação de memorandos para comunicações interdepartamentais é frequentemente exigida a uma pessoa nesta posição. A revisão regular de políticas e procedimentos e a discussão de possíveis mudanças nelas fazem parte do relacionamento do executivo e do assistente administrativo executivo.
Manter clientes e clientes satisfeitos normalmente é uma alta prioridade para uma pessoa com esse trabalho. A capacidade de se comunicar efetivamente com todo tipo de personalidade é equivalente ao sucesso. Diplomacia e charme são frequentemente necessários para facilitar situações delicadas que podem surgir devido a conflitos de agendamento, falta de comunicação ou diferenças básicas de caráter.
Normalmente, é necessário ter excelentes conhecimentos de informática para ser um assistente administrativo executivo competente. As habilidades de processamento de texto também são altamente valorizadas. Geralmente, o assistente é chamado por seu superior para pesquisar concorrentes, fornecedores e comodidades e opções de destinos de viagem. Grande parte de suas comunicações corporativas normalmente envolvem serviços de email e de mensagens eletrônicas.
Normalmente, não é necessário um diploma universitário para esta posição, mas geralmente é necessário um diploma do ensino médio ou equivalente. Cursos sobre operações de computadores, relações públicas ou gerenciamento de escritórios são úteis, assim como um histórico em suporte administrativo ou executivo.
Inteligente de ativos.