Um Pedido de Informações (RFI) é um documento emitido por agências ou empresas governamentais. Como o título indica, o documento serve para solicitar informações ao público, a fim de abordar ou aprender sobre um problema específico. O RFI poderia ser considerado um teste decisivo para determinar se os serviços e bens necessários estão disponíveis no mercado. É frequentemente usado para grandes aquisições.
Por exemplo, em 2006, a Administração de Minas, Segurança e Saúde (MSHA) emitiu uma RFI sobre equipamentos e tecnologia de resgate. O formato desta RFI continha uma explicação clara da RFI de uma agência pública e um breve resumo das informações solicitadas com uma descrição da questão envolvida. De acordo com a Lei de Melhoramento de Minas e Nova Resposta de Emergência (MINER), os operadores subterrâneos de minas de carvão devem enviar um plano de resposta a emergências (ERP) à MSHA. Esse plano deve detalhar as respostas durante um evento de emergência e o procedimento para ajudar os mineiros presos no subsolo nos casos em que a evacuação é impossível. O RFI busca especificamente informações sobre métodos para fornecer ar respirável durante essas situações.
Existem outros formatos possíveis para uma RFI. No geral, deve informar o leitor sobre a meta da organização emissora e como ela planeja alcançá-la. Em resposta à RFI discutida acima, os fornecedores de tecnologia de equipamentos de resgate competirão pela oportunidade de fornecer à MSHA as melhores informações. Essas informações podem estar em vários formatos diferentes, incluindo comentários e dados. A MSHA não apenas poderá coletar as informações que procura, mas também poderá comparar fornecedores para escolher aquele de onde gostaria de receber equipamentos de resgate.
Solicitação de proposta (RFP) e Solicitação de proposta (RFT) são semelhantes às RFI. Uma RFP é uma solicitação específica para os fornecedores licitarem um serviço ou contrato. Uma resposta a uma RFI requer informações muito específicas sobre o fornecedor, como informações corporativas, incluindo registros financeiros e recursos técnicos. Solicitação de cotação (RFQ) é usada no lugar da RFP quando o preço é o fator determinante na escolha de um fornecedor.
Uma RFT anuncia as oportunidades que provavelmente estarão disponíveis para os fornecedores. Em alguns países, é necessário que todas as oportunidades de negócios sejam anunciadas por meio de uma RFT. Na União Europeia (UE), por exemplo, qualquer transação comercial que exceda 200.000 dólares (USD) é obrigada a ter uma RFT.
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