O registro de fornecedor é o processo de coletar informações importantes de fornecedores externos de bens e serviços e inserir essas informações em um sistema para gerenciar o relacionamento. O sistema de registro usado é tipicamente eletrônico ou baseado na Internet, mas pode ser tratado através de um processo em papel. O registro é usado como um requisito limite para separar os fornecedores elegíveis e os que não são.
Empresas, instituições e governos usam fornecedores externos para fornecer bens e serviços necessários para apoiar operações ou produção. Os fornecedores são um elo integral da cadeia de suprimentos e requerem gerenciamento. Como uma parte externa, um fornecedor precisa ser verificado para estabelecer qualificações e experiência antes de ser considerado um fornecedor confiável.
Cada cliente em potencial tem seus próprios padrões operacionais que conduzem o processo de qualificação do fornecedor. Alguns clientes podem manipular informações confidenciais ou interagir com clientes de alto perfil. Outros clientes podem lidar com populações vulneráveis que exigem licenciamento ou liberação de antecedentes. Os fornecedores devem atender aos padrões estabelecidos pelo cliente ou pelo setor do cliente, e a aderência aos padrões deve frequentemente ser gerenciada ao longo do relacionamento.
O registro é uma das primeiras etapas no gerenciamento de fornecedores. Exige que qualquer fornecedor que queira fornecer bens ou serviços forneça uma lista padrão de informações. Essas informações são avaliadas quanto à integridade e conformidade com os requisitos e inseridas em um sistema. O sistema é então disponibilizado à equipe de compras do cliente ou a outros funcionários, para que eles saibam quais fornecedores estão na lista aprovada para licitar oportunidades.
A maioria das grandes instituições e entidades governamentais que usam uma grande quantidade de fornecedores possui um sistema oficial de registro. As Nações Unidas e o governo dos EUA, por exemplo, possuem portais de registro de fornecedores baseados na Internet. Qualquer pessoa que queira fornecer bens ou serviços a essas entidades deve se registrar através do sistema online. O processo de registro permite que essas entidades gerenciem seu relacionamento com terceiros, principalmente no que se refere à comunicação e conformidade.
Um processo típico de registro de fornecedor exigirá as informações de contato do fornecedor. Em um sistema de registro simples, as informações de contato podem ser tudo o que é necessário. Sistemas mais complexos que integraram a verificação inicial ao processo exigirão informações adicionais. Esse sistema também solicitará evidências das qualificações do fornecedor, incluindo experiência passada, educação, licenciamento e certificações, e poderá solicitar que a prova seja anexada ou enviada como documentação adicional. Um fornecedor pode precisar fornecer referências comerciais e assinar eletronicamente várias garantias.
Como um benefício adicional, alguns sistemas de registro de fornecedores também permitirão que os fornecedores indiquem áreas de interesse funcional. Algumas grandes entidades têm oportunidades de fornecedores em uma ampla gama de áreas operacionais. Uma seleção feita durante o registro permite que o cliente categorize o fornecedor e também facilita a comunicação segmentada. O cliente pode notificar um subconjunto de fornecedores quando surgirem oportunidades apropriadas que atendam à sua área de especialidade.