Um sistema de gerenciamento de ativos é um conjunto de procedimentos usados para gerenciar todos os ativos de uma empresa ou indivíduo. Esses ativos podem incluir ativos físicos e digitais. O sistema de gerenciamento de ativos deve gerenciar e manter os detalhes de cada ativo, incluindo sua seleção, manutenção, inspeção, proteção e renovação. Esses sistemas são mais utilizados quando uma empresa possui ativos com uma vida útil curta e que se depreciam em valor ao longo da vida útil do ativo.
Um sistema pode ser um sistema físico pelo qual os ativos são rastreados com uma série de processos e documentados manualmente. O sistema pode estar alojado em um software que rastreia todos os ativos da empresa eletronicamente. Um sistema de software de gerenciamento de ativos permite que a empresa rastreie e relate todos os ativos da empresa em um local, em vez de coletar informações de vários locais.
Um sistema de gerenciamento de ativos mantém um registro de cada um dos ativos inseridos no sistema pela empresa. O sistema de gerenciamento de ativos pode conter as informações sobre programações de serviço, registros de manutenção, valor atual do ativo e um cronograma para substituição de ativos. Dentro do pacote de software, determinados relatórios ou gatilhos podem ser definidos para ajudar a manter ciclos regulares de manutenção e substituição.
O sistema de gerenciamento de ativos é tão bom quanto as informações nele contidas. É imperativo que a empresa coloque boas informações sobre seus ativos no sistema. Essas informações também devem ser mantidas regularmente e atualizadas com qualquer alteração nos ativos da empresa. Se as informações não forem mantidas adequadamente, a empresa não terá um bom valor para seus ativos de negócios em seus livros.
O gerenciamento de informações sobre ativos digitais no sistema de gerenciamento de ativos ajudará a empresa em caso de auditoria ou catástrofe ou ação judicial. Se o sistema de gerenciamento de ativos incluir não apenas as informações relativas a um computador específico, mas também o software instalado nesse computador, durante qualquer processo de descoberta, será muito mais fácil para a empresa responder a solicitações específicas. No caso de uma catástrofe, como incêndio ou falha no computador, a empresa poderá substituir o computador por um funcionário específico muito mais rapidamente com informações precisas sobre os ativos.
A escolha entre um sistema de gerenciamento de ativos físico ou orientado por software é aquele que deve ser feito por cada empresa ou indivíduo com ativos. Geralmente, quanto mais ativos é preciso gerenciar, maior a probabilidade de escolher um sistema digital. Um bom sistema de gerenciamento de ativos físicos que pode ser mantido por cada local, no entanto, pode ser melhor para algumas empresas.