Um coordenador de documentos ? um profissional de neg?cios que auxilia na cataloga??o e arquivamento adequados de v?rios tipos de documentos relacionados a neg?cios. Esses documentos podem incluir faturas, correspond?ncia de clientes, memorandos internos e documentos propriet?rios e at? recebimentos relacionados ?s contas a receber ou a pagar. Juntamente com a organiza??o de documentos para armazenamento e recupera??o f?cil, um coordenador de documentos tamb?m pode trabalhar em estreita colabora??o com outras pessoas da empresa para ajudar na montagem de novos documentos, como propostas que est?o sendo preparadas para considera??o de poss?veis clientes.
As responsabilidades gerais exigem um conhecimento e entendimento aprofundados dos sistemas de arquivamento usados ??no local de trabalho. Isso inclui as metodologias usadas para organizar e arquivar c?pias impressas de documentos importantes, mas tamb?m como organizar documentos eletr?nicos em algum tipo de reposit?rio virtual, como em arquivos protegidos armazenados em um servidor. Para esse fim, o coordenador deve ter a capacidade de organizar logicamente os dados para que todos os documentos possam ser recuperados quando e conforme necess?rio.
Outras tarefas associadas ao trabalho de um coordenador de documentos podem envolver documentos de codifica??o e refer?ncia cruzada, al?m de arquiv?-los em sequ?ncias espec?ficas e arranjos l?gicos. Em alguns casos, o coordenador tamb?m ser? respons?vel por gerenciar consultas sobre os dados encontrados nos documentos e conseguir recuperar o documento correto ou o conjunto de documentos sob demanda. Manter um invent?rio mestre cujos documentos est?o contidos nesse invent?rio e onde eles podem ser encontrados tamb?m ? uma tarefa geralmente atribu?da a um coordenador de documentos.
Como um coordenador de documentos pode entrar em contato com documentos eletr?nicos e impressos que cont?m informa??es propriet?rias ou confidenciais, a permiss?o de seguran?a para esse tipo de trabalho geralmente ? bastante alta. Isso leva a fun??o do coordenador um pouco al?m do dom?nio de um atendente, que pode ser encarregado de arquivar documentos que n?o s?o considerados de natureza confidencial. N?o ? incomum que indiv?duos como administradores executivos funcionem como coordenadores, criando e mantendo sistemas de arquivamento especialmente para os executivos com quem trabalham de perto.
O treinamento para o trabalho como coordenador de documentos varia, dependendo do escopo de responsabilidades que o empregador escolhe associar ao cargo. Em alguns casos, s?o necess?rias habilidades b?sicas de escrit?rio, como conhecimento pr?tico do uso de computadores, como arquivar documentos usando um sistema de arquivamento padr?o e a capacidade de assimilar e seguir efetivamente uma estrat?gia de arquivamento existente. Uma aptid?o para organiza??o e pensamento l?gico tamb?m ? muito ?til na busca desse tipo de trabalho.