A descrição da função e os deveres de um coordenador de publicidade variam amplamente, dependendo da empresa e do tamanho. Os coordenadores de publicidade em empresas menores podem ter responsabilidades aumentadas atuando em várias capacidades de supervisão diferentes, como “vestindo muitos chapéus”. Por exemplo, uma pessoa empregada nessa função em uma agência ou empresa menor pode ser o diretor de arte e o coordenador. Principalmente, porém, os coordenadores de publicidade apóiam os esforços de marketing e reúnem projetos, mantendo tudo dentro do cronograma e prestando atenção aos detalhes.
Em essência, os coordenadores de publicidade são gerentes de projeto em muitos aspectos. Eles coordenam diferentes atividades do projeto de vários departamentos para que um projeto de marketing seja concluído no prazo, com todos os seus componentes intactos. Como um gerente de projeto, geralmente é esperado que um coordenador de publicidade faça follow-ups com os clientes e prepare relatórios sobre os pontos fortes e fracos dos produtos finais ou produtos a serem usados como informações para projetos futuros.
Os coordenadores de publicidade podem reunir os detalhes do que é necessário para um folheto da feira comercial ou outros materiais de marketing do departamento de vendas e levá-los a um redator e diretor de arte. Eles podem supervisionar a impressão e produção, bem como aprovar a cópia final. Um coordenador de publicidade geralmente é um supervisor que se reporta a um executivo sênior de contas ou diretor de criação ou, às vezes, a ambos.
O coordenador pode supervisionar os assistentes de marketing para concluir tarefas de promoções. Criar e distribuir memorandos para diferentes departamentos ou filiais costuma ser uma responsabilidade regular dos coordenadores de publicidade. Trabalhar diariamente em um computador para editar materiais de marketing ou verificar o uso de imagens por motivos legais pode ser outro dever do coordenador de publicidade. Na comunicação com os clientes, os coordenadores de publicidade geralmente respondem às suas perguntas por email e telefone. Os coordenadores também podem se comunicar com os clientes pessoalmente, especialmente durante as reuniões de grupo realizadas na agência de publicidade.
A compilação de informações de pesquisa de mercado, bem como gráficos ou tabelas para campanhas promocionais é uma tarefa comum de muitos coordenadores de publicidade. Nessa capacidade, um coordenador de publicidade pode trabalhar com o departamento de vendas de uma empresa para concluir projetos de cópia impressa ou de marketing on-line. Ele ou ela pode supervisionar o trabalho necessário que está sendo feito pela equipe júnior, que inclui a descoberta de fatos e a entrada de dados.
Vender espaço publicitário é uma tarefa que alguns coordenadores podem fazer. Isso pode ser impresso, na Web ou em formato de transmissão. Dependendo da empresa, o espaço do anúncio pode ser para uma publicação comercial no setor do cliente.