Un assistant de bureau / r?ceptionniste est g?n?ralement responsable des t?ches de front office dans une entreprise ou une organisation. La r?ceptionniste contr?le g?n?ralement l’acc?s au bureau en saluant les invit?s, en informant les employ?s des visiteurs et en travaillant avec les livreurs et les entrepreneurs. En outre, l’assistant de bureau peut ?tre responsable d’un certain nombre de t?ches d’administration de bureau telles que la gestion des feuilles de calcul, la correspondance et la commande de fournitures de bureau. Selon la taille de l’organisation et le nombre d’employ?s qu’elle compte, l’assistant de bureau/r?ceptionniste peut ?galement agir ? titre d’assistant personnel ou administratif pour un ou plusieurs dirigeants ou gestionnaires d’une entreprise.
Alors que de nombreux bureaux s’appuient d?sormais sur des syst?mes de messagerie vocale pour r?pondre aux t?l?phones et acheminer les appelants vers le travailleur concern?, beaucoup emploient encore un assistant de bureau/r?ceptionniste pour g?rer le syst?me t?l?phonique et parler aux appelants qui ont des difficult?s ? l’utiliser. Les r?ceptionnistes effectuent ?galement la t?che de superviser la zone de r?ception, ?galement connue sous le nom de zone d’attente ou de salle, dans laquelle les visiteurs entrent habituellement. Un assistant de bureau/r?ceptionniste traditionnel se chargera g?n?ralement de s’assurer qu’un visiteur est annonc? aux personnes qu’il visite ou, si le visiteur est un livreur, le r?ceptionniste signera g?n?ralement pour les colis et informera les destinataires de leur arriv?e. Un assistant de bureau/r?ceptionniste peut ?galement ?tre charg? d’informer les clients ? sans rendez-vous ? sur les services d’une entreprise et peut ?galement planifier des rendez-vous entre les clients et les employ?s.
Les entreprises avec un personnel de soutien de bureau relativement petit peuvent avoir besoin d’un assistant de bureau/r?ceptionniste pour assumer d’autres r?les au sein de l’entreprise. Dans une tr?s petite organisation ou avec un budget tr?s frugal, la r?ceptionniste peut ?galement servir de chef de bureau. Il ou elle peut ?tre charg? de s’assurer que le bureau fonctionne bien en r?approvisionnant les fournitures et en surveillant les performances des machines de bureau, telles que les copieurs, les t?l?copieurs et m?me les ordinateurs. L’assistant de bureau / r?ceptionniste avec ces responsabilit?s contactera et travaillera g?n?ralement avec des professionnels de la r?paration ainsi qu’avec d’autres entrepreneurs qui pourraient avoir besoin d’effectuer des travaux sur l’espace de bureau ou le b?timent. D’autres responsabilit?s courantes incluent la planification d’?v?nements, la planification des voyages et, dans certains cas, la gestion des communications g?n?rales du bureau, telles que les notifications de vacances, d’?v?nements sp?ciaux et de consid?rations de s?curit?.
Les qualifications pour devenir assistant de bureau varient en fonction des comp?tences n?cessaires pour occuper un poste au sein d’une entreprise particuli?re. Dans de nombreux cas, les employ?s de bureau peuvent acqu?rir leurs comp?tences sur le tas ou suivre un programme de formation professionnelle qui leur fournit une compr?hension de base des proc?dures d’administration de bureau. D’autres options incluent la prise de cours de formation continue et pour adultes dans divers progiciels, la r?daction commerciale, la communication et le protocole.