La gestion de contenu d’entreprise est un produit logiciel qui gère les documents écrits. Ce type de logiciel se trouve le plus souvent dans les grandes entreprises ou institutions. L’exigence pour ce type de logiciel est née de l’utilisation de programmes de traitement de texte pour développer le contenu et de la nécessité de gérer ce processus avec un grand nombre d’éditeurs et de contributeurs.
Il existe deux classes de solutions de gestion de contenu d’entreprise: la gestion de contenu de site Web et la gestion de contenu de processus métier. Les deux classes fournissent un ensemble standard de fonctionnalités et de fonctionnalités conçues pour améliorer la gestion des documents, l’édition, la gestion des versions et les approbations. La mise en œuvre réelle de ces concepts diffère entre les deux options. Cela a un impact sur la transparence et le processus métier requis pour utiliser ces systèmes.
Dans un système de gestion de contenu d’entreprise de site Web, le résultat du flux de travail est publié sur le site Web de l’entreprise. Tous les documents, brouillons et versions sont stockés et conservés sur un serveur Web. Pour accéder à ce système, les utilisateurs se rendent sur Internet et accèdent au site Web de l’entreprise. Ils saisissent un nom d’utilisateur et un mot de passe pour afficher le contenu dont ils sont responsables de la création, de la modification et de l’approbation.
Chaque document qui sera publié sur le site Web doit être créé dans ce système. L’auteur de l’article le soumet ensuite à l’équipe pour édition. Différents utilisateurs peuvent accéder au document, modifier et enregistrer leurs modifications. Le logiciel suit les modifications apportées par chaque personne et maintient les versions dans le bon ordre.
À la fin du processus d’édition, le document est soumis à l’approbateur pour examen. L’approbateur examine la version finale du brouillon et peut voir toutes les modifications et modifications apportées et par qui. Après approbation, le document est publié sur le site Web.
Le système de gestion de contenu d’entreprise des processus métier est installé sur un serveur de documents en réseau et se trouve derrière le pare-feu de l’entreprise. L’accès est accordé en fonction de votre poste et de votre niveau de responsabilité. Dans cet environnement, les documents sont tous stockés dans un logiciel de traitement de texte, permettant aux utilisateurs d’utiliser facilement les outils existants pour répondre aux exigences.
Les documents peuvent être basés sur des modèles ou des formulaires et sont stockés dans un référentiel partagé. Les utilisateurs accèdent aux modèles et les mettent à jour au besoin. Une fois terminés, les documents sont publiés dans le répertoire partagé et une notification est envoyée à la personne suivante dans le processus métier. Ils révisent et modifient le document au besoin. Une fois terminé, le document est approuvé et aucune autre modification ne peut être apportée.