Les rapports de paie sont des documents générés à partir d’enregistrements comptables liés à la paie d’une entreprise ou d’une société. Les rapports sont normalement structurés pour tenir compte de toutes les transactions de paie pour une période de temps spécifiée. Ils peuvent couvrir une seule période de paie ou inclure des données relatives à des périodes plus longues, telles qu’une paie trimestrielle ou annuelle.
Plusieurs éléments clés font partie des rapports de paie de base. Les salaires et traitements des employés travaillant pour l’entreprise au cours de la période citée constituent la base du rapport. En plus de contenir des chiffres bruts pour les salaires et traitements, ces rapports identifient également le montant net de la rémunération versée à l’employé.
En plus des salaires ou des traitements, les rapports de paie décomposent également tous les types d’activité de retenue à la source. Les retenues comprendront des détails sur le montant des impôts retenus par l’employeur pour transmission aux agences fiscales locales et nationales. Dans le cas où il existe un certain type de programme national de sécurité financière, tel que le programme de sécurité sociale des États-Unis, les employeurs retiennent également un montant calculé et transmettent les fonds à l’agence appropriée.
Les rapports de paie reflètent également d’autres types de retenues à la source. Des exemples de ces autres formes de retenue incluraient les cotisations volontaires aux programmes de retraite, les retenues sur le salaire associées aux saisies-arrêts ou les primes retenues pour payer la totalité ou une partie de l’assurance-maladie fournie par l’employeur. Le montant total des retenues à la source et le revenu net remis au salarié seront égaux au revenu brut indiqué pour la période citée.
Bien qu’une grande partie des détails de ces rapports se concentre sur la façon dont les salaires et traitements sont distribués, un rapport typique comprendra également des informations sur les impôts payés par l’employeur. Dans de nombreux pays, les employeurs sont tenus de payer des impôts en plus de ceux retenus sur le salaire d’un employé. Les rapports de paie complets comprennent des informations sur le total cumulé des impôts payés par les employeurs au cours de la période ainsi qu’une ventilation de la charge fiscale pour un montant spécifique par employé.
Alors que les rapports de paie étaient autrefois générés manuellement, de nombreuses entreprises utilisent désormais un logiciel qui analyse rapidement toutes les données appropriées et organise les informations dans des formats utiles. La plupart des logiciels financiers fournissent des modèles qui peuvent être utilisés pour générer des rapports de paie.