Le segreterie telefoniche professionali sono disponibili in diverse varietà, tra cui cordless, digitali o quelle che registrano messaggi su nastro. Una segreteria telefonica (TAM) può anche essere fornita con dispositivi periferici, come un fax o uno scanner integrato. Alcune segreterie telefoniche professionali sono presenti come sistemi separati collegati a un telefono tramite un cavo elettrico, mentre altre sono integrate nei dispositivi telefonici.
Conosciuto anche come macchina di messaggistica, le segreterie telefoniche professionali funzionano con lo stesso scopo dei sistemi di posta vocale. I telefoni accompagnati da un dispositivo di messaggistica vengono utilizzati per registrare i messaggi lasciati dai chiamanti in entrata. Ciò riduce al minimo o elimina la necessità che una persona dal vivo risponda al telefono e scriva messaggi per le persone che non sono disponibili per le telefonate in un determinato momento.
Alcune segreterie telefoniche professionali registrano i messaggi in uscita e in entrata su un nastro rimovibile. Ciò consente di sostituire il nastro in modo intermittente e di archiviare fisicamente le precedenti registrazioni su nastro in un luogo sicuro. Questi tipi di macchine sono a volte preferiti da individui e organizzazioni con la necessità di archiviare determinati messaggi e tenerli in archivio per lunghi periodi di tempo.
Altre segreterie telefoniche professionali registrano e archiviano i messaggi in formato digitale. Sebbene esistano diverse opzioni di archiviazione per questo tipo di TAM, i messaggi vengono solitamente archiviati digitalmente. In alcuni casi, le registrazioni possono essere trasferite digitalmente su un altro dispositivo, come una scheda di memoria, per l’archiviazione a lungo termine o per l’utilizzo su altri dispositivi informatici. Sia che le segreterie telefoniche professionali utilizzino la registrazione su nastro o digitale, tuttavia, entrambe funzionano più o meno allo stesso modo. A volte si notano differenze nella qualità di una registrazione con le registrazioni digitali che spesso sono di qualità superiore rispetto ad altri tipi.
Molte segreterie telefoniche digitali offrono anche il backup automatico della memoria. Ciò è particolarmente utile per le aziende e le persone interessate alla sicurezza dei messaggi in caso di interruzione di corrente. Alcuni offrono anche ai proprietari l’opportunità di registrare intere telefonate nelle giurisdizioni in cui tale pratica è legale.
Alcune segreterie telefoniche offrono una sola casella di posta per i messaggi in uscita e in arrivo. Altre segreterie telefoniche professionali, tuttavia, offrono più soluzioni di archiviazione delle cassette postali. Mentre molti offrono più caselle di posta per i messaggi in arrivo, alcuni sistemi consentono solo un singolo messaggio in uscita prima di offrire al chiamante i prompt corrispondenti alla casella di posta in cui vorrebbe lasciare un messaggio. Alcuni produttori offrono anche segreterie telefoniche professionali che possono essere collegate a un personal computer, che spesso è una soluzione ideale per chi lavora da casa.