I dispositivi C-phone si trovano principalmente in campo medico, ma si trovano anche nelle forze dell’ordine e negli studi legali. Questi sono telefoni speciali che non effettuano chiamate regolari ma consentono al chiamante di dettare e registrare note. All’altro capo della linea telefonica, il trascrittore ascolta la nota, ad esempio una nota sul trattamento o sulla programmazione di un paziente, e la scrive. Il trascrittore dovrà prendere appunti, quindi è importante che il C-phone sia comodo da usare. Entrambe le parti che utilizzano il C-phone devono comporre ripetutamente lo stesso numero, quindi la composizione rapida è utile, così come le funzioni di riproduzione; il telefono essendo in grado di funzionare come un normale telefono aumenta la sua utilità.
I trascrittori, quando controllano il record di un C-phone, dovranno comunemente scrivere note del medico o di un altro professionista. Essere a proprio agio durante la scrittura di queste note sarà importante, per garantire che la nota sia accurata. I telefoni con cuffie o vivavoce consentiranno al trascrittore di usare entrambe le mani per scrivere o digitare la nota senza essere distratto.
Entrambi i lati della conversazione, il registratore e il trascrittore, comporranno numeri simili più e più volte. Il registratore comporrà un numero per registrare il proprio messaggio in una casella di posta speciale e il trascrittore comporrà lo stesso numero per ascoltare il messaggio riprodotto. Per assicurarsi che nessuno chiami la posta in arrivo sbagliata e per rendere più facile l’accesso alla posta in arrivo, la composizione rapida consentirà sia al registratore che al trascrittore di premere un solo pulsante anziché comporre più numeri.
Messaggi semplici probabilmente saranno facili da ascoltare e scrivere per un trascrittore, ma i messaggi dettagliati potrebbero richiedere diverse riproduzioni, quindi sarà necessaria la capacità di riprodurre un messaggio C-phone. Questo aiuta anche il registratore, nel caso in cui voglia assicurarsi che non sia mancato nulla nel messaggio. Il riavvolgimento aiuta anche i trascrittori e i registratori a controllare le sezioni del messaggio senza dover riprodurre tutto da capo.
Se il trascrittore funge anche da segretaria, un telefono C in grado di funzionare come un normale telefono lo aiuterà a svolgere compiti extra per il professionista. Questo aiuta anche il registratore, perché può registrare messaggi e quindi chiamare pazienti e altri per inoltrare messaggi in tempo reale. Avere una vera funzionalità del telefono non aiuta nelle funzioni di registrazione di un C-phone, ma rende il telefono complessivamente più utile.