Un audit trail è una serie di documenti che supportano una registrazione prima nota o una transazione commerciale registrata nella contabilità generale di una società. Ragionieri o revisori seguono la traccia dei documenti per dimostrare che le registrazioni contabili sono tempestive, valide e pertinenti. Per seguire una traccia di controllo, i contabili devono identificare una transazione, esaminare i documenti di supporto e assicurarsi che ogni conto nella registrazione a giornale sia corretto. Il software di contabilità computerizzato aggiunge un ulteriore livello a questo processo. Spesso è disponibile un timbro elettronico che identifica quale persona ha registrato il movimento nella contabilità generale.
L’audit implica la revisione delle informazioni contabili per dimostrarne l’accuratezza e la correttezza. Alcune transazioni, come quelle che coinvolgono contanti, crediti e inventario, possono essere più suscettibili a frodi o abusi da parte dei dipendenti. Un revisore esamina queste transazioni e segue la pista di controllo che dettaglia lo scopo e l’intento della transazione. Il percorso consente agli auditor di accertare se un’iscrizione è valida o meno. Durante questo processo è possibile rilevare anche errori nei calcoli matematici.
L’approvvigionamento di una transazione è il passaggio successivo. I revisori devono estrarre i documenti originali per la transazione correlata e rivedere i singoli documenti. Ciò consente ai revisori di determinare la data, il tipo e lo scopo della transazione. I contabili che registrano le transazioni nel periodo contabile errato sono spesso uno scopo per questa revisione. Durante questa parte dell’audit trail possono essere presenti anche altri errori.
Una volta esaminati, i contabili esaminano il libro mastro generale dell’azienda e altri libri contabili. I revisori controllano i numeri accurati e i conti contabili corretti per garantire che le informazioni sui documenti siano correttamente nel libro mastro. Se fosse necessario un calcolo dettagliato per la registrazione a giornale, i revisori ricalcolano le informazioni per garantire l’accuratezza. Transazioni estremamente dettagliate possono richiedere ai revisori di intervistare il contabile che ha pubblicato la transazione. Questa persona dovrebbe siglare i documenti per la registrazione a giornale come parte del processo di audit trail.
I sistemi di contabilità elettronica forniscono un ulteriore livello al processo di audit trail. La maggior parte dei sistemi di contabilità computerizzati fornisce un record istantaneo per chi ha registrato o rettificato un record nella contabilità generale dell’azienda. I dati includono nome, dati, ora, descrizione e altre informazioni, a seconda del sistema. I revisori possono accedere alla contabilità generale elettronica dell’azienda, rivedere questi record di audit trail e ricavare le transazioni da questi dati. I revisori possono seguire la traccia di audit più facilmente quando le aziende dispongono di questa registrazione di audit trail elettronica e non regolabile.
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