Un buono per la piccola cassa viene inserito in un fondo per la piccola cassa ogni volta che il denaro viene versato in anticipo per un piccolo acquisto. I fondi di piccola cassa sono piccole somme di denaro, di solito tra $ 100 e $ 250 dollari USA, accantonate per acquisti accidentali per evitare di scrivere un assegno o utilizzare una carta di credito aziendale. I buoni di piccola cassa più la quantità di denaro all’interno del fondo di piccola cassa dovrebbe sempre essere uguale all’importo totale originale del fondo.
Solitamente la piccola cassa viene erogata in due modi diversi: tramite rimborsi o tramite pagamenti anticipati. I rimborsi si verificano quando un acquisto è già stato effettuato e viene fornita una ricevuta come documentazione che al destinatario è dovuto il denaro. I pagamenti anticipati si verificano quando è necessario effettuare un piccolo acquisto e il denaro deve essere erogato prima dell’acquisto. In questo caso, in sostituzione dell’importo erogato, viene versato un buono di piccola cassa.
Una società avrà in genere procedure in atto che disciplinano l’uso e il monitoraggio del fondo di piccola cassa. Queste procedure specificheranno in dettaglio quali informazioni sono richieste su un buono di piccola cassa. Ciò include in genere la data di erogazione, nonché l’importo, lo scopo e il nome del destinatario. È possibile scaricare online, acquistare in un negozio di forniture per ufficio o semplicemente creare internamente all’azienda come uno dei suoi moduli personalizzati, un campione di un buono di piccola cassa.
Il custode del fondo di piccola cassa è di solito un supervisore di qualche livello che si è guadagnato la fiducia della società. Lui o lei è responsabile di garantire che ogni centesimo del fondo di piccola cassa sia contabilizzato tramite una ricevuta o un buono di piccola cassa. Una volta ricevuta una ricevuta o altra documentazione appropriata dalla persona che ha preso il denaro, la documentazione deve essere allegata al voucher e archiviata di conseguenza. È generalmente lasciato al custode determinare il conto di contabilità generale appropriato su cui addebitare l’acquisto. I comuni conti di contabilità generale per le spese accessorie sono forniture per ufficio, rimborsi per parcheggi e altri piccoli acquisti.
Periodicamente, dovrebbe esserci una riconciliazione del fondo di piccola cassa da parte di un supervisore del custode. Ciò garantirà che qualsiasi denaro mancante venga identificato e localizzato in anticipo mentre il problema può ancora essere corretto. Inoltre, ciò mantiene il custode sotto controllo poiché anche piccole quantità di denaro possono essere abusate. L’abuso di piccoli contanti è una forma comune di appropriazione indebita su piccola scala e può facilmente aggiungere fino a migliaia di dollari di denaro mancante per un periodo di anni se non viene controllato.
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