Una lista di spedizione, o una lista di imballaggio, come viene spesso chiamata, è una dichiarazione di uno spedizioniere che descrive tutti i componenti di un ordine spedito. Descrivendo comunemente il contenuto dell’ordine per taglia, colore e quantità, nonché la data di ricezione e spedizione dell’ordine, l’elenco di spedizione spiega anche eventuali modifiche all’ordine come ordini arretrati o articoli esauriti. La lista di spedizione fornisce al consumatore una registrazione scritta della transazione e fornisce le informazioni necessarie per dare seguito all’ordine con lo spedizioniere. Per verificare che un cliente abbia ricevuto una spedizione corretta, la consegna può essere incrociata con l’elenco di spedizione e qualsiasi discrepanza può essere portata all’attenzione del corriere e verificata per garantire che lo spedizioniere rispedisca l’articolo e corregga la carenza .
Molte volte, la lista di spedizione è anche il foglio dell’ordine del cliente. Una volta che il cliente ha compilato il modulo d’ordine e lo ha inviato al produttore, un addetto alla raccolta prende il foglio e preleva gli articoli corretti dall’inventario e li imballa per la spedizione. Il modulo d’ordine accompagna l’ordine a casa del cliente insieme all’ordine. Una volta consegnati, l’autista in genere consentirà al cliente di verificare il contenuto della consegna rispetto al modulo d’ordine/lista di spedizione e assicurarsi che gli articoli siano arrivati in buone condizioni e come ordinati.
Nel caso in cui un articolo richieda la restituzione, di solito la lista di spedizione dovrà essere restituita con l’ordine per verificare quale sia effettivamente il reclamo del cliente. In molti casi, su un articolo in arretrato, verrà inviata una fattura duplicata con la spedizione iniziale mentre la fattura originale viene conservata per accompagnare il resto dell’ordine. Una spiegazione esauriente per la causa dell’ordine arretrato e il tempo previsto per il completamento dell’ordine sarà inclusa nella fattura iniziale. Spesso, nella fattura viene incluso anche un credito del negozio o un coupon a titolo di cortesia per scusarsi per il ritardo nel completamento dell’ordine.
È molto importante che il corriere firmi la lista di spedizione quando un reso è inevitabile. Ciò verifica che esiste un problema con l’ordine e che deriva dalle azioni del mittente. Qualsiasi reso avviato dopo che il pacco è stato firmato e l’autista se ne è andato può essere imputato alle azioni del destinatario e non è coperto dal mittente o da qualsiasi assicurazione di spedizione.
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