Un libro mastro di inventario è un documento o una raccolta di documenti utilizzati da un’azienda per tenere traccia dei prodotti in base alla quantità e al valore. Ciò consente spesso a un’azienda di valutare in che modo i materiali e le merci stanno entrando in azienda, come potrebbero uscire a causa delle vendite e di valutare eventuali perdite che possono verificarsi. Un tipo comune di libro mastro di inventario è perpetuo, mentre alcune aziende potrebbero preferire utilizzare un libro mastro periodico. Questi due tipi comuni di registro dell’inventario variano in base alla frequenza degli aggiornamenti eseguiti su ciascuno.
Esistono diverse forme che può assumere un libro mastro di inventario, sebbene tradizionalmente sia un libro con numerose pagine. Ognuna di queste pagine ha un layout che di solito include più colonne che possono essere utilizzate per annotare informazioni diverse, come quantità, valore e descrizioni degli articoli. Un’azienda di solito ha un libro mastro dell’inventario con pagine separate per determinati tipi di articoli, come i conti individuali. La tecnologia moderna ha reso più facile per le aziende mantenere tali registri e molte aziende utilizzano software per computer per mantenere registri digitali di inventario e merci per la produzione o la vendita.
Uno dei tipi più comuni di registro dell’inventario è quello denominato “perpetuo”, che viene aggiornato su base continuativa. Le aziende che utilizzano questo tipo di registro in genere dispongono di un sistema automatizzato che tiene traccia del trasferimento dei prodotti a causa di vendite o ordini in arrivo. Ciò significa che quando le merci vengono vendute, il libro mastro dell’inventario viene aggiornato immediatamente per riflettere questo trasferimento e quando nuovi materiali entrano nell’azienda vengono aggiunti al libro mastro. Sebbene tali metodi non siano pratici per ogni azienda, possono consentire a un’azienda di monitorare rapidamente il proprio inventario e regolare gli ordini per i materiali secondo necessità.
L’altra forma comune di registro dell’inventario è denominata “periodica” e viene aggiornata regolarmente, ma non immediatamente in caso di modifiche all’inventario. Questo di solito richiede un conteggio fisico di prodotti e merci in un’azienda, che viene quindi utilizzato per regolare i numeri interni relativi ai materiali disponibili. Tali conteggi vengono in genere eseguiti in base a una pianificazione prestabilita, che può variare dal conteggio annuale completo dell’inventario alle valutazioni settimanali per gli articoli ad alto rischio. Un libro mastro di questo tipo, utilizzato per i conteggi periodici, viene solitamente aggiornato meno frequentemente di uno perpetuo, ma i cambiamenti possono essere più drammatici a seconda di come i prodotti vendono o arrivano nel tempo.
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