Quasi ogni ufficio ha almeno un dettaglio in comune: tutti devono essere manutenuti regolarmente. La maggior parte degli uffici è piena di persone impegnate che non hanno né il tempo né il desiderio di stare al passo con le attività di manutenzione. Pertanto, l’outsourcing per la manutenzione dell’ufficio è generalmente necessario indipendentemente dal settore, sebbene alcune aziende dipendano da esso più di altre. Le attività tipiche possono includere qualsiasi cosa, dalla pulizia dell’ufficio che deve essere eseguita quotidianamente, alle faccende che devono essere completate solo periodicamente.
Qualsiasi edificio che ospita regolarmente diversi dipendenti deve essere tenuto pulito, ma in genere gli uffici aperti al pubblico necessitano di una pulizia regolare. Tali luoghi possono includere studi medici, uffici postali ed edifici di avvocati, solo per citarne alcuni. Non solo tali aree dovrebbero essere mantenute pulite per motivi di salute, ma è anche probabile che un ufficio immacolato faccia una buona impressione sui clienti. Naturalmente, più traffico pedonale riceve ogni giorno un ufficio, più è necessaria la manutenzione professionale dell’ufficio.
Molti fornitori di servizi di manutenzione per uffici presentano le attività tipiche che devono essere eseguite quotidianamente in edifici puliti. Spesso ci si aspetta che la maggior parte dei servizi di pulizia spazzi e pulisca o passi l’aspirapolvere sui pavimenti. Portare fuori la spazzatura e mantenere i servizi igienici impeccabili sono anche faccende che in genere vengono eseguite quotidianamente per la maggior parte degli uffici che assumono servizi di pulizia.
Altre attività di manutenzione dell’ufficio devono essere completate meno spesso, ma sono comunque importanti. Ad esempio, molti direttori di uffici e proprietari di aziende sono orgogliosi di mantenere immacolate le finestre, specialmente quelle che si trovano di fronte ai passanti. Le finestre raramente devono essere lavate ogni giorno, ma avere un programma regolare per pulirle, ad esempio settimanalmente, è fondamentale per la maggior parte degli imprenditori. Spolverare e lucidare mobili e infissi, come scrivanie, davanzali e ventilatori, sono anche tipici servizi di manutenzione dell’ufficio che dovrebbero essere programmati con una certa regolarità.
Alcune aziende scelgono di rinunciare ai servizi di pulizia quotidiana. I dipendenti potrebbero decidere di collaborare per mantenere pulite le proprie aree per risparmiare sui servizi professionali. Tali aziende potrebbero preferire assumere solo un servizio di manutenzione dell’ufficio per eseguire attività difficili da svolgere per i dipendenti, piuttosto che concentrarsi sulla pulizia. Ciò può includere la sostituzione di lampadine difficili da raggiungere, la pulizia di finestre di diversi piani o il ritocco della vernice vicino al soffitto.
Un certo numero di società di manutenzione degli uffici offrono anche servizi specializzati, come riparazioni elettriche, assistenza per danni da alluvione e soluzioni idrauliche. In effetti, alcune di queste aziende non puliscono affatto, ma preferiscono concentrarsi su lavori più grandi di cui molti uffici hanno bisogno periodicamente. È disponibile anche la manutenzione preventiva, in cui l’azienda ha assunto problemi di riparazione come maniglie delle porte allentate o vernice scrostata. Pertanto, non tutte le società di manutenzione sono uguali e qualsiasi specialità dovrebbe essere informata.