Una macro è una serie di tasti registrati da un’applicazione. Queste sequenze di tasti rappresentano spesso comandi all’interno di un software che vengono combinati per ridurre il lavoro necessario per eseguire le funzioni. Le macro vengono quindi memorizzate all’interno dell’applicazione per consentirne l’uso ripetuto.
Quando si registra una macro all’interno di un’applicazione come Microsoft Word®, i tratti della tastiera oi comandi vengono associati a un tasto di scelta rapida o memorizzati in una barra degli strumenti che li rende accessibili tramite il mouse. Quindi la sequenza di comandi salvata può essere eseguita semplicemente facendo clic su un pulsante della barra degli strumenti o premendo i tasti assegnati.
Supponiamo che un utente di Microsoft Word® stia cercando un modo rapido per salvare un documento e quindi uscire da Word®. Questo potrebbe essere registrato all’interno di una macro per combinare l’azione di salvataggio e l’azione di uscita come segue utilizzando Microsoft Word® 2007:
1.Scegli la scheda Visualizza dalla barra multifunzione dell’ufficio
2.Selezionare l’oggetto Macro dal gruppo Macro all’estremità destra della barra multifunzione
3.Seleziona la macro di registrazione dal menu a comparsa
Dopo aver fatto clic sull’oggetto macro record, viene visualizzata una finestra di dialogo che consente all’utente di assegnargli un nome e di assegnare il pulsante della barra degli strumenti o la scorciatoia da tastiera che lo attiverà. Di solito, quando si assegna una scorciatoia da tastiera per una macro, i tasti Ctrl, Maiusc o Alt vengono premuti in combinazione con il tasto assegnato. I tasti modificatori, Ctrl, Shift e Alt, possono anche essere premuti insieme in qualsiasi combinazione con un tasto. L’idea è di mantenere i tratti della tastiera macro il più semplici possibile per consentire un facile utilizzo ripetuto.
4.Inserisci un nome per la macro
5. Assegna i tratti della tastiera o la selezione della barra degli strumenti che attiveranno la macro, per questo esempio scegli Ctrl + Alt + X
6.Fare clic su OK
Quindi le azioni che comporranno la macro devono essere eseguite in modo che possano essere salvate. Nell’esempio fornito qui, si fa clic sul pulsante del menu di salvataggio nella parte superiore della finestra di Microsoft Word® 2007, visualizzato come un piccolo disco, seguito dal pulsante con il logo di Office®, anch’esso in alto a sinistra. Quando viene visualizzato il menu Word®, viene selezionato l’oggetto Esci da Word per chiudere l’applicazione o l’opzione di chiusura per chiudere il documento attualmente attivo.
Dopo che le azioni sono state eseguite, l’utente seleziona l’opzione di interruzione della registrazione dal gruppo di macro nel menu Visualizza della barra multifunzione di Office. Ciò impedirebbe la registrazione di ulteriori azioni e salverebbe la serie per un uso futuro.
Una volta creata una macro, può essere utilizzata per eseguire rapidamente la sequenza di comandi salvata assegnati al tasto di scelta rapida. Nel nostro esempio di salvataggio ed uscita, premendo Ctrl + Alt + X salverai il documento corrente e uscirai dall’applicazione Microsoft Word®.
Un’altra cosa da tenere a mente quando si assegnano i tasti di scelta rapida è fare attenzione a non sovrascrivere le selezioni già in uso, come Ctrl + S che controlla l’azione Salva per impostazione predefinita. Quando viene provata una combinazione di tasti, viene visualizzata l’azione esistente per informare l’utente che i tratti della tastiera che sta tentando di utilizzare per una macro sono già utilizzati dall’applicazione. È sempre meglio combinare Ctrl con Shift o Alt quando si assegnano sequenze di tasti a una nuova serie per evitare di rimuovere le scorciatoie utili esistenti.