Una lettera di risoluzione del contratto è un documento che esplicita esplicitamente i termini e le condizioni in base ai quali una persona propone di sciogliere un rapporto d’affari esistente. I termini e le condizioni per la risoluzione sono normalmente approvati da entrambe le parti quando entrano per la prima volta in qualsiasi rapporto commerciale che creano e sono scritti nel contratto commerciale, in modo che quando arriva il momento di terminare il rapporto non ci siano sorprese. I rapporti commerciali coperti da una lettera di risoluzione del contratto possono includere, ma non sono limitati a, venditori, appaltatori indipendenti, proprietari, società di costruzioni o dipendenti. Le lettere di risoluzione del contratto sono scritte da una delle parti nel momento in cui l’una o l’altra ritiene necessario sciogliere l’accordo.
Quando inizia una relazione d’affari, ci sono diverse cose che dovrebbero essere incluse nelle clausole di risoluzione del contratto, inclusi i nomi delle parti che hanno l’autorità per porre fine al rapporto, tutti i termini e le condizioni in base alle quali l’accordo può essere risolto , e quali misure devono essere prese da una delle parti per porre fine all’accordo. Altri elementi includono qualsiasi intervallo di tempo richiesto da ciascuna delle parti dall’avviso di intenzione di rescindere fino a quando la risoluzione diventa effettiva e qualsiasi canale di comunicazione tra le parti che può essere impiegato dopo che la risoluzione è effettiva. Questi elementi servono a proteggere entrambe le parti se il denaro è dovuto a una delle due o se è richiesto un preavviso in modo che nessuna delle parti sia lasciata senza un modo per effettuare una transizione graduale allo scioglimento dell’accordo.
Ad esempio, una clausola di risoluzione del contratto può essere inclusa come parte di un contratto di locazione che indica esplicitamente il motivo per cui un proprietario può sfrattare un inquilino, come disturbo eccessivo ai vicini, danni alla proprietà o conduzione di affari illegali nei locali. La stessa clausola può includere anche disposizioni in base alle quali il conduttore ha il diritto di risolvere il contratto con un preavviso di 30 giorni se le richieste di riparazione non vengono evase dal locatore entro un determinato periodo di tempo dalla data di ricezione. In questo modo, gli interessi di entrambe le parti sono tutelati dalla clausola. In questo esempio, la lettera di risoluzione del contratto dell’inquilino indicherebbe i fatti e le date delle sue ragioni per la vacanza, nonché la data di efficacia della vacanza, mentre la lettera del proprietario citerebbe le violazioni dei termini di locazione e la data di efficacia dello sfratto.
Un altro aspetto importante della lettera di risoluzione del contratto è che fornisce a entrambe le parti un meccanismo focale neutrale per la comunicazione in caso di controversie e rimostranze alla base della decisione di rescindere. In alcuni casi, potrebbero esserci disaccordi o conseguenze alla risoluzione che potrebbero portare l’una o l’altra parte a ricorrere a contenziosi per risolverli. La lettera di risoluzione del contratto spiega in modo chiaro e inequivocabile perché e quando il rapporto dovrebbe essere sciolto e offre a entrambe le parti la possibilità di spiegare le loro posizioni in merito alla necessità della risoluzione prima di prendere una decisione di adire il tribunale.