Un organizzatore di eventi, noto anche come consulente o coordinatore di eventi, è un professionista incaricato di pianificare un evento speciale, sincronizzare e supervisionare tutti i dettagli. La maggior parte delle persone sceglie un organizzatore di eventi per un grande evento che richiede molto coordinamento, come un matrimonio, un compleanno importante o un evento aziendale. Mentre assumere un organizzatore di eventi è una spesa aggiuntiva, un buon professionista può aiutarti a pianificare la festa perfetta in base al tuo budget. La maggior parte degli organizzatori di eventi ha collegamenti con fornitori e aziende e può ottenere offerte speciali, facendoti risparmiare migliaia di dollari rispetto al prezzo al dettaglio.
Prima di scegliere un organizzatore di eventi, ci sono diverse cose da considerare. Il primo passo è prendere in considerazione quanto potere vuoi dare via. Un organizzatore di eventi può assumere un ruolo passivo, offrendo solo una guida esterna, che è la scelta perfetta se vuoi che qualcun altro faccia il lavoro delle gambe ma vuoi avere l’ultima parola su decisioni importanti. Un organizzatore di eventi può anche essere un assistente a servizio completo, gestendo tutto, dal budget alla supervisione in loco.
Per trovare un organizzatore di eventi, verifica con la camera di commercio locale o cerca online un elenco di professionisti disponibili nella tua città di scelta. Gli organizzatori di eventi a volte lavorano con luoghi specifici, quindi chiedi in giro per vedere se i club locali o i gestori di ristoranti hanno qualcuno da consigliare. Anche fotografi e ristoratori dovrebbero essere in grado di consigliare un buon organizzatore di eventi, poiché potrebbero aver visto l’esperto in azione.
Una volta che hai un elenco di potenziali organizzatori di eventi, intervista ciascuno di essi e chiedi informazioni sugli eventi passati che hanno gestito. Alcuni pianificatori possono avere un portfolio con foto, mentre altri possono semplicemente fornirti riferimenti da clienti passati. Non prendere la mancanza di portfolio come un’indicazione di qualità inferiore: molti organizzatori di eventi semplicemente non ne hanno bisogno.
Dal momento che un organizzatore di eventi sarà responsabile dell’acquisto delle forniture e del pagamento dei depositi, spesso è necessario fornire un numero di carta di credito da utilizzare. Assicurati di selezionare un organizzatore di eventi di cui ti fidi e con cui ti senti a tuo agio, in modo che questo non si trasformi in un problema di contesa.