Molti di noi cadono nella trappola di credere di poter ricordare ogni fase di un progetto o tutto ciò di cui avremo bisogno per una vacanza. A dire il vero, usare una lista di controllo può essere la cosa più intelligente che possiamo fare per noi stessi. Non è sempre facile ricordare 30 diversi articoli della spesa o tutti i passaggi della preparazione di un dolce elaborato. Utilizzando una lista di controllo, tuttavia, possiamo avere una registrazione permanente delle nostre esigenze, di solito in un ordine facile da seguire. Quando si utilizza una lista di controllo, ci sono diverse cose da tenere a mente.
Un consiglio per utilizzare efficacemente una lista di controllo è creare uno stile di scrittura coerente. Se stai usando una lista di controllo per seguire un processo, ad esempio, usa frasi complete o almeno combinazioni nome/verbo. Ogni elemento della lista di controllo dovrebbe essere coerente con tutti gli altri elementi:
1. Recupera la valigia dall’armadio.
2. Prepara biancheria intima e calzini.
3. Trova il kit da barba.
4. Piega magliette e pantaloni.
5. Chiudi la valigia.
Tutti questi elementi si abbinano con stile. Considera quanto potrebbe essere confuso se stessi usando una lista di controllo come questa:
1. Valigia nell’armadio
2. Calzini
3. Trova il kit (rasatura)
4. Camicia, pantaloni. piegato?
5. Valigia ora chiusa.
Quando i singoli passaggi non sono coerenti ed esplicativi, l’utilizzo di una lista di controllo diventa molto più difficile. Se stai scrivendo una lista di controllo per qualcun altro, come un domestico o un vicino, è particolarmente importante essere chiari e coerenti.
Un altro suggerimento per l’utilizzo di una lista di controllo è quello di fornire un mezzo per cancellare gli elementi man mano che vengono eseguiti. Quando si utilizza una lista di controllo contenente numerose istruzioni o elementi, può essere molto facile perdersi. A volte una lunga lista di controllo può essere eseguita solo in più fasi, oppure un passaggio particolare può richiedere ore per essere completato. Dovrebbe esserci sempre un metodo per contrassegnare gli elementi completati o almeno per annotare un punto di sosta. Quando si utilizza una lista di controllo, dovrebbe essere chiaro a chiunque quali passaggi siano stati completati e quali no.
Quando si utilizza una lista di controllo per lo shopping, può essere utile annotare quali articoli sono richiesti e quali sono facoltativi. L’inserimento di un asterisco accanto agli elementi critici può consentire a un altro utente di prendere decisioni migliori durante lo shopping. Se sorge un problema di budget, una lista di controllo della spesa con priorità chiaramente contrassegnate può essere molto utile. Lo stesso vale quando si utilizza una lista di controllo per un progetto fai-da-te. I passaggi obbligatori e facoltativi possono essere annotati se il tempo o il denaro diventano un fattore.
Molte persone creano una lista della spesa o una lista delle faccende domestiche in base alle esigenze, ma non necessariamente nell’ordine più efficiente. Quando si utilizza una lista di controllo, può essere utile organizzare gli elementi secondo un piano generale. Per fare la spesa, organizza la lista di controllo in modo che corrisponda al tuo solito percorso attraverso i corridoi del negozio. Inizia con il primo dipartimento che raggiungerai e lavorerai da lì. Una lista di controllo dovrebbe essere organizzata in modo logico per evitare troppi backtracking o omissioni. Quando usi una lista di controllo per le faccende domestiche, considera quanto tempo impiegherà ogni compito per essere completato. Eliminare prima le faccende che richiedono meno tempo può aprire più tempo per quelle più lunghe, oppure potresti evitare di falciare un prato durante la parte più calda della giornata o di annaffiare il giardino troppo tardi la sera.
Spesso è utile leggere attentamente tutti gli elementi quando si utilizza una lista di controllo. Potrebbero essere necessari alcuni strumenti o ingredienti aggiuntivi per completare un’attività successiva nell’elenco. Anche l’archiviazione di un progetto parzialmente completato può diventare un problema. Una lista di controllo è organizzata solo come la persona che l’ha creata, quindi cerca di essere il più completo e accurato possibile quando ne crei una. Se qualcun altro ha scritto la lista di controllo, assicurati di aver compreso completamente qualsiasi abbreviazione, codice o gergo tecnico che potrebbe utilizzare.