Se hai bisogno di scrivere un memorandum, non preoccuparti, perché non è difficile. Le parti fondamentali di un memorandum sono l’intestazione, il messaggio o il corpo, le iniziali di riferimento e le annotazioni, se necessarie. I promemoria sono generalmente utilizzati all’interno di un’azienda o di un ufficio, con lettere commerciali formali come metodo preferito per la comunicazione esterna.
Per scrivere un promemoria, tieni presente che il tono è meno formale di quello di una lettera. Il saluto (Caro…) e la chiusura (Cordiali saluti…) usati nelle lettere non sono necessari in un memo. L’area dell’intestazione contiene il nome della o delle persone che ricevono il memorandum, l’oggetto, la data e il nome del mittente. Il termine più antico usato per la riga dell’oggetto era Re: che indicava “in riferimento a”. Il formato di un memo è paragrafi in stile blocco con una riga vuota in mezzo.
Di norma, il mittente del memo sigla a penna accanto al suo nome nell’intestazione. Questo passaggio è più di una formalità, indicando che il memo è, in effetti, inviato da quella persona. Questo può essere fatto prima di fare delle copie.
Se qualcuno diverso dal mittente ha digitato il promemoria, le iniziali di quella persona sono spesso incluse sotto il corpo o il messaggio del promemoria. L’area delle notazioni include la parola “allegato”, se appropriato. Quando si scrive un promemoria, il termine allegato viene utilizzato al posto del termine allegato.
Il corpo o il messaggio di un promemoria contiene informazioni commerciali e dettagliate sullo scopo del promemoria, qualsiasi azione da intraprendere, ecc. Un promemoria non dovrebbe generalmente affrontare più di un argomento. Un memo è generalmente sempre una pagina o meno. Se il promemoria deve includere molte informazioni, gli elenchi puntati possono essere utili.
Per quanto riguarda lo stile, se devi scrivere un memorandum, usa la voce attiva, anziché passiva, e usa i verbi attivi. Per scrivere un memorandum, considera il tuo pubblico quando crei il tuo memorandum. Rileggi attentamente il tuo memo ed elimina le verbosità inutili.