Un archivo de carga es un documento que acompaña a los archivos y datos electrónicos que se recopilan durante el descubrimiento electrónico en un caso legal. El archivo de carga crea un registro permanente de metadatos que acompañan al material y actúa como índice y referencia a los documentos, que pueden ser bastante numerosos en los litigios importantes. El software de descubrimiento electrónico tiene mecanismos para crear archivos de carga, y los expertos en este procedimiento pueden asegurarse de que se realice de manera adecuada y apropiada.
En el curso del descubrimiento electrónico, los litigantes identifican y preservan cualquier documento que pueda ser relevante para su caso. Para proteger la integridad de los documentos, el investigador puede convertirlos en un formato de imagen para que no se puedan alterar. Esta conversión puede potencialmente despojarlos de datos, y el archivo de carga conserva los metadatos, como el nombre del creador, la fecha, etc., para referencia futura. También indexa todas las imágenes para facilitar su búsqueda y referencia durante el proceso de investigación y seguimiento del caso en la corte.
El usuario puede configurar la plantilla del archivo de carga con una serie de parámetros y pedirle que extraiga todos los datos relevantes. Extraerá texto y metadatos de todos los documentos y los presentará en formato de hoja de cálculo. La hoja de cálculo se vincula a los archivos de imágenes para crear referencias originales, y el litigante puede trabajar con el material en el archivo de carga mientras trabaja en el caso. Cuando llega el momento de presentar el material, el litigante puede consultar el archivo de carga para obtener rápidamente lo que necesita para la corte.
Hay muchos formatos de archivo de carga, porque numerosos programas de software proporcionan servicios de descubrimiento electrónico. Los usuarios pueden decidir cuál es el mejor programa para sus necesidades o pueden contratar el proceso a un tercero si quieren centrarse en otros aspectos del caso. En el descubrimiento electrónico, las copias de seguridad y otras medidas de seguridad son cruciales para proteger la integridad de los datos. Si la otra parte impugna en la corte, los abogados deben poder demostrar que es original, válido y utilizable.
El aprendizaje del software de descubrimiento electrónico puede llevar algún tiempo. Los abogados y los investigadores pueden tomar cursos para aprender a operar el software y obtener algunos consejos y trucos para usarlo de la manera más eficaz. Los errores con este proceso pueden ser costosos para un juicio, y es importante que el software se use correcta y apropiadamente para evitar problemas que puedan volver a atormentar al abogado en la corte.