La colaboración en tiempo real es un tipo de herramienta empresarial que se ha vuelto de uso común gracias al poder de Internet. Esencialmente, los diversos tipos de herramientas de colaboración web hacen posible que las personas ubicadas en una amplia gama de ubicaciones físicas se reúnan en un único entorno virtual y trabajen juntas en un proyecto común como si estuvieran en la misma habitación. Las herramientas de este tipo se pueden utilizar como parte de una red interna dentro de una empresa que opera varias instalaciones en todo el mundo, o se pueden obtener para su uso en una empresa de telecomunicaciones que suministre soluciones de conferencias web en línea junto con capacidades de conferencias de audio.
Una herramienta básica de colaboración en tiempo real permitirá a los participantes de la reunión participar activamente en la creación o edición de algún tipo de documento. El documento puede ser una propuesta que se está preparando para su presentación a un nuevo cliente, una presentación de diapositivas que se utilizará en una próxima conferencia de ventas o de la industria, o incluso las creaciones de algún tipo de documento interno como un manual del empleado. Por lo general, una persona que se identifica como moderadora o líder del grupo tiene la capacidad de capacitar a cada participante en la reunión para que participe de alguna manera, desde usar su computadora para realizar cambios en tiempo real en el texto o la apariencia del documento. , para participar en un chat grupal a través de una conexión de audio o mensajería instantánea.
Este tipo de colaboración en tiempo real a veces se conoce como pizarra o colaboración en pizarra. Básicamente, el proceso se basa en cargar el documento en el servidor de la empresa que aloja la sesión de conferencia en tiempo real o en usar lo que se conoce como uso compartido de escritorio para permitir que todos los participantes vean el escritorio del líder del grupo. El líder muestra el documento en su escritorio para que todos lo vean, luego otorga a los miembros del grupo la capacidad de realizar cambios en el documento a través de la interfaz de la conferencia. Una vez que se realizan los cambios, el líder puede guardar los cambios en el documento de origen como si las ediciones se hicieran en el sitio.
Dependiendo de la estructura de la herramienta de colaboración en tiempo real que se utilice, la interacción de audio puede ser proporcionada por una llamada de audioconferencia complementaria que se produce simultáneamente con la sesión de conferencia web. En otras ocasiones, la parte de audio de la reunión es proporcionada por una conexión de voz sobre IP que permite que el moderador y los participantes se comuniquen con el uso de parlantes y micrófonos que están conectados a las computadoras de escritorio y portátiles que se utilizan para asistir a la reunión virtual. En ambos escenarios, el moderador tiene la capacidad de controlar la colaboración en tiempo real bloqueando la reunión una vez que todo el personal requerido está presente y eligiendo quién tiene los privilegios de edición y otros en cualquier momento durante la sesión.