Aunque desde la perspectiva del usuario final el proceso de ingresar datos en una computadora es bastante simple, el proceso en realidad inicia varios otros procesos más pequeños. Para cada dato, la computadora debe traducir esa información a un idioma que comprenda. Las computadoras usan un lenguaje interno conocido como binario en el cual una colección de caracteres «1» y «0» se forman juntos para decirle a la computadora qué hacer. El reconocimiento de entidades nombradas es un método para simplificar el proceso de traducción de la entrada a los datos, ayudando a la computadora a dividir las oraciones en sus partes componentes.
Cuando ingresa datos usando la mayoría de los programas de computadora o páginas web, el programa o la página web generalmente le pide que ingrese una información específica en cada campo, como los campos «Nombre» o «Dirección». Un programa de reconocimiento de entidades con nombre elimina la mayor parte de eso, permitiendo al usuario final ingresar cadenas – oraciones – de texto en su lugar, proporcionando una interfaz más natural. El programa toma los datos que ingresó y los clasifica en partes que puede comprender más fácilmente.
Tome una oración como «Joe pidió cuatro fanegas de plátanos». En un programa tradicional, el usuario final tendría que ingresar «Joe» en el campo «Nombre del empleado», «Plátanos» en el campo «Tipo de compra», «cuatro» en el campo «Cantidad» y «bushels» en el campo «Unidades». En una configuración de reconocimiento de entidad con nombre, el usuario final simplemente ingresaría la oración completa tal como está escrita. Tan pronto como el usuario hace clic en enviar, la computadora clasifica la oración en partes, realizando el mismo desglose de datos que el usuario habría usado anteriormente.
Aunque esto es mucho más simplificado que un programa de entrada tradicional diseñado a partir de campos, existe un inconveniente sustancial: la falla potencial del algoritmo de traducción. Los algoritmos de reconocimiento de entidades con nombre menos inteligentes solo pueden «entender» la oración de una manera específica. En otras palabras, si el empleado reformuló la oración y escribió “Joe ordenó cuatro fanegas de plátanos”, el programa podría tener dificultades para comprender y clasificar las partes. Por esta razón, aunque el usuario final ya no es responsable de ingresar datos en los campos, todavía no es tan libre como el sistema podría parecer al principio.