La gestione delle risorse IT è la gestione di tutte le risorse IT per un’azienda o un’organizzazione. Le risorse IT si riferiscono sia alle apparecchiature hardware che ai programmi software utilizzati dalle organizzazioni per condurre gli affari. Queste risorse aziendali possono includere apparecchiature informatiche, apparecchiature mobili, apparecchiature digitali e applicazioni software. La corretta contabilizzazione delle risorse aziendali è un compito essenziale per le aziende e le organizzazioni, ma il monitoraggio delle risorse può essere difficile. Quando si sviluppa un processo di gestione delle risorse IT, le aziende dovrebbero adottare le seguenti misure: condurre un inventario completo, condurre una revisione della pianificazione del capitale, utilizzare il software di gestione delle risorse e rivedere il processo di gestione delle risorse IT stesso.
Uno dei primi passi nella gestione delle risorse IT è determinare quali risorse hanno l’azienda o l’organizzazione. Il modo migliore per completare questo passaggio è condurre un inventario completo di tutte le risorse IT pertinenti. Le aziende in genere tengono traccia delle seguenti apparecchiature hardware: server, computer, laptop, monitor, stampanti, fax e scanner. Quando si tratta di software di inventario, le aziende dovrebbero registrare le applicazioni software di loro proprietà e il numero di licenze associate a ciascun programma. Il modo più semplice per fare l’inventario di questi articoli è assegnare ad ogni risorsa un numero e registrare dove si trova.
L’obiettivo principale della gestione delle risorse IT è monitorare le risorse IT dell’organizzazione e garantire che il budget IT dell’organizzazione venga speso in modo saggio. Un buon modo per raggiungere questo obiettivo è condurre una revisione della pianificazione del capitale. Questa recensione aiuta un piano organizzativo per gli acquisti di apparecchiature di grandi dimensioni a sostituire le apparecchiature esistenti quando diventano obsolete o rotte. In questo modo, le organizzazioni possono lentamente introdurre gradualmente nuove apparecchiature e ripartire i costi per diversi anni invece di assorbirle tutte in una volta.
La conduzione dell’inventario e la revisione della pianificazione del capitale possono essere semplificate con il software di gestione patrimoniale. Anziché conservare l’inventario su carta o in un foglio di calcolo, le organizzazioni possono inserire le informazioni sull’inventario nel sistema. Il sistema può tracciare le risorse IT dall’acquisizione allo smaltimento e alcuni sistemi possono essere configurati per rilevare nuovo hardware o software aggiunto alla rete. Inoltre, il sistema è in grado di rilevare se l’organizzazione utilizza o utilizza in modo eccessivo le proprie licenze software. Le organizzazioni possono ridurre i costi non acquistando licenze inutilizzate e possono anche evitare sanzioni derivanti dalla violazione degli accordi di licenza.
Dopo ogni ciclo di gestione delle risorse IT, può essere utile rivedere il processo di gestione del ciclo stesso. Le organizzazioni possono garantire che il loro processo sia efficiente e traccia le risorse aziendali necessarie. Dopo alcuni cicli, le organizzazioni potrebbero notare che non devono tenere traccia di determinate risorse ma devono tenere traccia di altre. Questa revisione può anche scoprire che un’organizzazione deve educare meglio i propri dipendenti sulla gestione delle attrezzature.