La gestione degli acquisti è il processo utilizzato dalle aziende per acquistare risorse economiche e input aziendali da fornitori o venditori. Questo processo aiuta le aziende a negoziare i prezzi e ottenere le migliori risorse di qualità per i processi di produzione. Le aziende più piccole di solito non dispongono di un reparto dedicato agli appalti in quanto svolgono attività commerciali molto più piccole. Di solito, i proprietari di piccole imprese o gli imprenditori sono responsabili della collaborazione con venditori e fornitori per ottenere i beni necessari per le operazioni commerciali. Le aziende più grandi sono in grado di acquistare risorse e input in grandi quantità; gli acquisti ad alto volume di solito richiedono un processo di gestione degli acquisti.
Le risorse economiche di base includono in genere terra, lavoro e capitale. La terra è la risorsa fisica utilizzata dalle aziende nella produzione di beni o servizi per i consumatori. Le risorse fisiche possono includere risorse naturali come legname, fauna selvatica o pesca oceanica. Le aziende in genere utilizzano la gestione degli appalti per stipulare contratti o altri accordi legali per acquistare il diritto o l’accesso alle risorse naturali per le loro operazioni commerciali. Le aziende possono anche acquistare risorse fisiche già raccolte da fornitori e venditori.
La gestione degli appalti comporta anche l’assunzione di manodopera per convertire le risorse fisiche in prodotti di consumo. La maggior parte delle aziende tenta di assumere dipendenti con pubblicità diretta delle opportunità di lavoro disponibili attraverso siti Web, annunci di giornali o altri metodi di pubblicità tradizionali. Reclutatori o cacciatori di teste possono essere utilizzati se le aziende hanno bisogno di trovare persone con competenze, istruzione o esperienza specifiche. I dipartimenti delle risorse umane sono la principale funzione di gestione degli appalti per l’assunzione di dipendenti. I dipartimenti delle risorse umane vengono spesso utilizzati per questa funzione per garantire il rispetto delle leggi regionali durante l’assunzione di dipendenti. Le aziende possono anche scegliere i servizi di lavoro temporaneo come fonte per i dipendenti a breve termine utilizzati nei processi di produzione dell’azienda.
Le risorse di capitale di un’azienda sono inoltre generalmente acquisite attraverso i dipartimenti di gestione degli acquisti. Gli individui in questo processo possono includere ragionieri, analisti aziendali o gestori finanziari responsabili della determinazione del giusto mix di debito bancario o investimenti azionari per operazioni di finanziamento di società. I gestori degli appalti spesso coinvolgono i membri del team finanziario dell’azienda in questo processo, poiché spesso le informazioni finanziarie complesse devono essere adeguatamente presentate a banche o investitori.
Le società possono assicurarsi prezzi di sconto sugli input aziendali quando acquistano grandi quantità di risorse economiche da venditori o fornitori. L’uso di contratti per fissare prezzi fissi su futuri acquisti di risorse può anche ridurre il costo di acquisizione delle risorse. I contratti future sono una copertura contro potenziali aumenti futuri dei costi sulle risorse economiche che le aziende utilizzano per produrre beni o servizi di consumo.